Ein prägender Schritt: Als Hanno Renner nach seinem Bachelorstudium als Wirtschaftsingenieur überlegte, wo er seinen Master machen solle, entschied er sich für die TU München. Dort gibt es - in Kooperation mit der Münchner LMU - das Center for Digital Technology and Management (CDTM), wo er zusätzlich zum Masterstudium den Honours Degree in Technology Management erwarb. Viel wichtiger als die Urkunde aber war, dass er dort Leute kennenlernte, mit denen zusammen er gerne eine Firma gründen wollte - wofür das CDTM, das zum Gründen ermuntern will, ja auch steht. Heute gehört seine Firma Personio mit Hauptsitz in München zu den wertvollsten Start-ups in Europa. Nach der jüngsten Finanzierungsrunde wird es mit 6,3 Milliarden Dollar (knapp fünfeinhalb Milliarden Euro) bewertet.
Alle Teammitglieder hatten schon Erfahrungen in der Arbeit für Start-ups, deshalb wusste Renner auch, was er mit dem neuen Start-up machen wollte. Denn in den kleinen und mittleren Firmen mühten sich die wenigen Mitarbeiter im Personalwesen mit Excel-Listen oder sogar noch mit Papier herum. "Für alles andere gab es schon digitale Lösungen, aber eine moderne HR-Lösung für kleine und mittlere Firmen noch nicht." HR, das steht für human resources, zu Deutsch Personalwesen. Also: Gehaltsabrechnung, Urlaubsverwaltung, Schichtpläne und dergleichen.
Noch während des Studiums am CDTM 2015 fingen die vier Gründer mit dem Projekt an. Außer dass sie ein wirkliches Problem lösen wollten, hatten die Gründer kaum Ahnung von den Anforderungen, die Personalsachbearbeiter an eine moderne Software stellen würden. "Wir wussten eigentlich nichts", sagt Renner, "wir haben von den Kunden gelernt". Sein Glück: "Wir fanden relativ schnell Kunden, die uns halfen, aber auch bezahlten." Nebenher schloss Renner auch noch den Master an der TU ab.
Personio konnte am Anfang aus den eigenen Umsätzen wachsen, musste sich somit nicht schon früh auf Investoren einlassen. Die ersten Kunden waren meist selbst Start-ups. Die waren froh, an einer Lösung mitarbeiten zu können, die ihnen das umständliche Hantieren mit Excel und anderen Behelfslösungen ersparte. Erst als klar war, dass die Chance für ein starkes Wachstum gegeben war, sammelte man dafür auch Geld von Investoren ein.
Die Software läuft in der Cloud und wird ständig weiterentwickelt
Personio hatte zudem das Glück des richtigen Timings. Es gab zwar schon Personalsoftware für kleinere Firmen, aber die hatte meist schon viele Jahre auf dem Buckel. "Wir dagegen konnten eine völlig neue und moderne Software von Grund auf entwickeln", sagt Renner. Modern, das heißt zum Beispiel, dass sie in der Cloud läuft und ständig weiterentwickelt wird - Renner spricht von wöchentlichen Updates.
Durch engen Kontakt zu den Kunden habe man auch gut auf deren Bedürfnisse eingehen können. Dazu gehörte auch, dass die Software von allen Endgeräten aus nutzbar sein musste. Wozu, das erläutert Renner mit einem Beispiel, das auch in der eigenen Firma angewendet wird: Wenn sich ein Mitarbeiter krankmeldet, werden sein Status im internen Kommunikations-Werkzeug Slack auf abwesend und seine Termine für diesen Tag abgesagt - vollautomatisch. Der Mitarbeiter aber kann das vom Bett aus auf seinem Handy erledigen.
In diese Richtung geht auch die Weiterentwicklung des Unternehmens, die mit einer weiteren Investoren-Runde eingeläutet wurde. Personio will sich künftig auch um Prozesse kümmern, die zwar nicht unmittelbar mit dem Personalwesen zu tun haben, aber dort verwurzelt sind. Dabei geht es zum Beispiel um das Management von IT-Zugängen beim Onboarding oder beim Ausscheiden von Mitarbeitern. Sobald in der Personalabteilung der Vertrag genehmigt ist, sollen dann die nötigen Zugangsberechtigungen erteilt werden, umgekehrt beim Ausscheiden. Ein solcher Grad von Automatisierung ist für kleine und mittlere Unternehmen bis dato nicht verfügbar. Größere Lösungen wie Workday oder Servicenow sind dafür zu mächtig und auch zu teuer.
Durch die Cloud-Lösung könnten Prozesse auch beschleunigt werden, argumentiert Renner. Der Workflow von Dokumenten im System ermögliche es zum Beispiel auch, einen Arbeitsvertrag am Tablet zu unterschreiben, während man unterwegs ist, sagt er. Da es nicht so einfach sei, gutes Personal zu bekommen, dürfe man dabei nichts versäumen.
Um Mitarbeiter zu gewinnen, muss das Unternehmen einiges bieten
Auch ein erfolgreiches Unternehmen wie Personio tut sich gar nicht so leicht, Personal zu finden, sagt Renner. "Wir bekommen zwar 65000 Bewerbungen im Jahr, aber es ist trotzdem nicht leicht, die passenden zu finden." Und sind diese dann im Unternehmen, wollen sie auch gut behandelt werden. Personio etwa fährt derzeit ein 50:50-Modell bei der Anwesenheit im Büro, die Mitarbeiter dürfen also die Hälfte ihrer Arbeitszeit auch von zu Hause aus arbeiten. Zudem dürfen Mitarbeiter 90 Tage pro Jahr von überallher arbeiten, also zum Beispiel am Urlaubsort einfach noch ein paar Wochen dranhängen. Etwa 1000 Mitarbeiter beschäftigt Personio zurzeit, Tendenz steigend. Etwa 800 davon arbeiten am Hauptsitz in München, der Rest verteilt sich auf Standorte in Madrid, London, Amsterdam und Dublin.
Renner hat in einem Interview einmal davon davon berichtet, dass er die ersten fünf Jahre seit der Gründung stets erreichbar war, auch im Urlaub. "Die Verträge mit den ersten 100 Kunden habe ich selbst abgeschlossen", sagt er. Das wäre mittlerweile nicht mehr möglich. Das Geld aus der jüngsten Finanzierungsrunde hat Personio noch gar nicht aufgebraucht, weil das Geschäft schnell wächst. Potenzial dafür ist jedenfalls genug da: Die insgesamt etwa 5000 Kunden, die das Unternehmen jetzt hat, seien nicht einmal 0,3 Prozent des europäischen Gesamtmarkts der kleinen und mittleren Firmen.
Sein Geld verdient Personio mit einem klassischen Mietmodell. Eine Firma mit 25 Mitarbeitern muss mit 180 Euro pro Monat rechnen, der Support ist dabei schon enthalten. Die gut gesicherten Rechenzentren des Unternehmens stehen in Frankfurt und Karlsruhe, die Daten seien zudem alle verschlüsselt, sodass Eindringlinge damit nichts anfangen könnten.
Druck von den Investoren spüre man nicht, behauptet Renner, "unsere Ziele sind immer höher als die der Investoren." Mit dem Geld auf der Seite habe man umso mehr Möglichkeiten zu entscheiden, wie es weitergehe. Weitergehen soll es auch mit ihm selbst an der Spitze, sagt der 31-Jährige. Viele Gründer wollten irgendwann kein so großes Unternehmen mehr leiten. Einer der Mitgründer ist auch schon ausgestiegen, aber: "Ich habe weiter Lust."