La lista de los documentos que nunca debes tirar si has de cerrar tu negocio

A lo largo de los próximos meses, muchos pequeños negocios se van a ver obligados a cerrar. Se prevé que este año uno de cada tres autónomos – más 300.000 actividades – bajen para siempre la persiana de su establecimiento. El proceso de liquidar un negocio no es nada sencillo. Es necesario, como aconsejan diferentes expertos, realizar un procedimiento pausado que permita al trabajador por cuenta propia dar por finalizada la actividad, quedando libre de las deudas acumuladas a través, por ejemplo, de un concurso de acreedores. Pero ahí no acaba todo.

La conservación de documentos tras el cierre de una actividad económica es otra de las responsabilidades que un trabajador por cuenta propia debe asumir cuando da por finalizada la actividad. "Hay una serie de condicionantes legales que obligan a un autónomo, en función del tipo de información del que se trate, a conservar los documentos durante un tiempo específico” explicó la abogada del área Mercantil y especialista en temas de Protección de Datos del despacho AGM Abogados, Vanesa Herrero Sanz. Ya que que el hecho de que un negocio haya dejado de estar en funcionamiento no impide a la Administración, ni a cualquier civil iniciar un proceso contencioso-administrativo contra esa actividad y, por tanto, es necesario tener disponible la información.

Los documentos que pueden ser requeridos tras el cierre de una actividad son muchos y de muy distinta índole. “Pueden ser sobre los clientes, los empleados o sobre la facturación, entre otros. Es esa clase de información que puede ser requerida para un procedimiento posterior por parte de la Agencia Tributaria o de la Tesorería General de la Seguridad Social, e incluso en un juicio” señaló Herrero.

Pero, e independientemente de la información que sea, el autónomo deberá “conservar los datos el tiempo que marque la legislación aplicable en cada caso” dijo la abogada. Que advirtió sobre el error que cometían muchos autónomos de “echar el cierre y deshacerse de los documentos. No se pueden eliminar los datos cuya obligación de conservación subsiste con posteridad al cierre de la empresa. Y hay que conservarlos con todas las medidas que garanticen su viabilidad, que no se van a perder, que no se van a estropear, ni hacer públicos y, sobre todo, que no se van a utilizar".

Los datos que son prioritarios conservar

Los autónomos generan en el desempeño de una actividad una cantidad ingente de información. Desde facturas, hasta contratos de sus trabajadores, pasando por datos íntimos de sus clientes, e incluso información personal sobre su cotización. Y la mayoría de ellos hay que conservarlos en el tiempo.

“Con los documentos asociados a un negocio ocurre una cosa curiosa y es que normalmente se piensa que el plazo máximo de conservación es de cuatro años, que es el que marca la Agencia Tributaria. Y a partir de ahí, ya se puede tirar todo. Pero todo lo contrario, hay una serie de documentos que pueden ser solicitados cuatro, cinco, seis e incluso hasta diez años más tarde” aseguró Joan Torres, presidente de la Federación Española de Asociaciones Profesionales de Técnicos Tributarios y Asesores Fiscales (Fettaf).

El experto fiscal enumeró que hay una serie de procedimientos ajenos a la actuación de la Agencia Tributaria, y para los que son igualmente necesario que el autónomos aporte datos sobre su antigua actividad. “Hay que tener en cuenta que años posteriores al cierre se pueden seguir produciendo, por ejemplo, reclamaciones civiles contra el autónomo, como que un antiguo trabajador que le reclame algo de sus nóminas. También las reclamaciones por el pago del alquiler o por la escritura del establecimiento, los daños por responsabilidad civil, etc”.

A su juicio, es hasta más recomendable “prestarle más atención y guardar mejor la información sobre posible deudas con acreedores o proveedores que la referida a la Agencia Tributaria. Ya que a los cuatro años la Administración no puede hacer nada, mientras que los civiles tienen un poco más de margen de maniobra".

Por último, Torres advirtió sobre los materiales comprados y que aún no se han terminado de amortizar. “La información sobre los vehículos, maquinaria o cualquier desempeño de capital que vaya unido al negocio y que tenga una amortización debe conservarse. Son papeles que deben estar a buen recaudo durante el tiempo de la amortización. Y los cuatro años posteriores a su pago completo”.

El listados de los documentos que no debes tirar

Desde la Asociación Española de Asesores Fiscales (AEDAF) explicaron que “la mayoría de los plazos que tienen la obligación de preservar la documentación sobre la actividad se refieren a plazos de prescripción. Sin embargo, también hay otros documentos que hay que guardar igualmente debido a la actividad propia que desempeña el autónomo”.

Según la AEDAF este es el listado de los documentos, y el plazo de conservación, que un autónomo no puede tirar cuando cierra un negocio:

• Toda la documentación de carácter contable y mercantil. Son todos los libros de facturas, diario del negocio, inventario, cuentas anuales, actas, etc. Estas deben conservarse durante seis años desde el cierre, tal y como estable el artículo 30 del Código de Comercio.
• La información que haya servido para la la confección de autoliquidaciones tributarias u otros modelos de carácter fiscal debe conservarse durante cuatro años desde su última presentación. Así lo fijo el artículo 66 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, que da ese margen a la Administración Tributaria para comprobar todo lo que se refiere a la liquidación o exigibilidad del pago de deudas tributarias.
• Para la comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación, la Agencia Tributaria tiene diez años según lo dispuesto en el artículo 66 BIS de la Ley 58/2003 de 17 de diciembre, General Tributaria. Este plazo de prescripción solamente afectará a aquellas obligaciones que conforme al apartado anterior no se encuentren resueltas. Habría que conservar los documentos que justificaron esas deducciones, etc.
• En materia laboral, habrá que conservar los contratos de trabajo, los resúmenes mensuales de los registros de jornada, los recibos de salarios expedidos junto con los Boletines de cotización a la Seguridad Social, la copia del documento de identidad de ciudadanos extranjeros, datos relativos a trabajadores temporales... El plazo de conservación varía entre tres y cuatro años según la infracción cometida. En artículo 4 del Real Decreto legislativo 5/2000 se establece los siguientes plazos de conservación de documentos laborales a contar desde la fecha de la infracción:
  • Tres años para las infracciones en el orden social.
  • Cuatro años para aquellas infracciones en materia de Seguridad Social.
• En materia de prevención de riesgos laborales el periodo de conservación de la información prescribirá al año en caso de infracciones leves, a los tres años en las graves y a los cinco años las muy graves. En estos casos, la documentación a conservar será: el concierto con el Servicio de Prevención, el Plan de Prevención Planificación de la Actividad Preventiva o plan de Urgencia, documentación sobre información y formación a trabajadores, las evaluaciones de los riesgos y relación de accidentes de trabajo y expedientes de accidentes laborales o enfermedades profesionales.
• En lo que respecta a la prevención de blanqueo de capitales, se debe conservar la documentación durante diez años desde que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la ley 10/2010.

Por último, también existen obligaciones para las cuales hay documentación que hay que conservar más tiempo como, por ejemplo, en los casos del inmovilizado hasta que se haya amortizado o vendido, la relativa a los bienes de inversión hasta que se haya cumplido el plazo de la regularización de IVA, sobre préstamos hasta que estos hayan sido devueltos…