ECM-Zurückhaltung im Mittelstand

Viel zu wenige Mittelständler (Firmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern) wollen das Papier aus ihren Büros verbannen. Nur fast jedes fünfte mittelständische Unternehmen (18 Prozent) gibt aktuell an, in nächster Zeit Investitionen in die digitale Dokumentenverwaltung tätigen zu wollen. Weitere 8 Prozent planen Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen für die vorhandenen ECM- bzw. DMS-Systeme. Das ist das Ergebnis der repräsentativen Bitkom-Umfrage unter 755 Unternehmen in Deutschland, darunter 608 Mittelständler. Damit werden die Erkenntnisse des "Digital Office Index" auf den Mittelstand fokussiert fortgeschrieben.

Aktuell herrscht im Mittelstand aber noch das analoge Büro vor. So nutzt gerade einmal jeder dritte Mittelständler (33 Prozent) eine digitale Dokumentenverwaltung – etwa für die Archivierung, den Posteingang oder das Teilen von Informationen im Unternehmen. Bei den Großunternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern sind es dagegen 90 Prozent.

Außerdem dominieren im Mittelstand noch Insellösungen, bemängelt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereiches ECM im Bitkom: „Im Mittelstand nutzen nur 11 Prozent der Unternehmen ein unternehmensweites ECM- oder DMS-System, bei den Großunternehmen sind es 81 Prozent. Man könnte auch sagen: Der Mittelstand hat einen hausgemachten Wettbewerbsnachteil gegenüber den Großen wenn es um die digitale Transformation geht. ,Digital first‘ muss nicht nur für das Angebot des Unternehmens auf dem Markt gelten, es muss das Leitmotiv des gesamten Unternehmens sein.“

Zu viele Insellösungen

Kommen Insellösungen für einzelne Abteilungen zu Einsatz, dominiert mit 49 Prozent die Buchhaltung vor dem Vertrieb (44 Prozent) und dem Einkauf (38 Prozent). Nur 27 Prozent setzen eine solche Software in der Personalabteilung ein, 17 Prozent in der Logistik und 15 Prozent in der Produktion.

Die Folge ist, dass Großunternehmen, die ECM- oder DMS-Systeme nutzen, einen sehr viel höheren Nutzen daraus ziehen als die Mittelständler. So sagen 39 Prozent der Mittelständler, dass Software sie bei der Rechnungsbearbeitung unterstützt, bei den Großunternehmen sind es 70 Prozent. Im Mittelstand loben 34 Prozent Vorteile im Dokumentenmanagement und 32 Prozent bei der Archivierung, bei den Großen sind es 78 bzw. 71 Prozent. Deutliche Unterschiede gibt es auch bei den Funktionen eines ECM- oder DMS-Systems, die über die klassischen Verwaltungs-Funktionen hinausgehen. Nur 17 Prozent der Mittelständler ziehen Nutzen aus Funktionen für die Teamarbeit, gerade einmal 4 Prozent profitieren beim Wissensmanagement. Bei den Großunternehmen liegen die Anteile mit 49 bzw. 17 Prozent deutlich darüber.

Woran liegt die ECM-Zurückhaltung im Mittelstand? Daran, dass die ECM-Einführung – zu Recht – Chefsache ist, der Chef auch genug anderes zu tun hat? Oder an einer falschen Einschätzung von Kosten, Einführungsaufwand und Nutzen? Oder daran, dass die IT-Abteilung im Mittelstand oft zu wenig Einfluss hat? „So richtig es ist, eine zentrale Strategie für das Digital Office zu haben und so wichtig es ist, dass diese Strategie von der Geschäftsleitung getragen wird, so entscheidend ist aber auch auf die Fachkompetenz der Mitarbeiter“, sagte Biffar. „Nur so können Lösungen ausgewählt werden, mit denen am Ende alle Beteiligten gut und gerne arbeiten und die Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen verbessern.“

Der Mittelstand und seine IT-Kompetenz

Als einen Grund für diese deutlichen Unterschiede bei der ECM-Nutzung nennt Biffar die Entscheidungsstrukturen der Unternehmen. Während bei 86 Prozent der Mittelständler die Geschäftsleitung maßgeblichen Einfluss auf die Investitionsentscheidungen rund um das Digital Office nimmt, bindet nicht einmal jeder Zweite (45 Prozent) die IT-Verantwortlichen ein und nur in dem jedem achten (12 Prozent) können die Anwender in den Abteilungen an der Entscheidung mitwirken.

In Großunternehmen sieht das Bild anders aus. Hier liegt die maßgebliche ECM-Entscheidung in nur 57 Prozent der Fälle bei der Geschäftsleitung, während die IT-Experten in 77 Prozent der Unternehmen einbezogen werden. Und auch die Anwender haben in jedem dritten Großunternehmen (33 Prozent) ein maßgebliches Wort mitzureden.

Nach Ansicht des Bitkom führt auch die technische Entwicklung dazu, dass die Einstiegshürden für eine Digitalisierung des Büros im Mittelstand sinken. Wurden vor vier Jahren bei den mittelständischen Anwendern von ECM- oder DMS-Systemen noch in 95 Prozent der Fälle die Lösungen auf eigenen Rechnern mit entsprechendem Investitions- und Wartungsaufwand betrieben, so setzen heute nur noch 59 Prozent der Mittelständler auf diese Variante. 44 Prozent nutzen externes Hosting, etwa eine Private-Cloud-Lösung, 5 Prozent setzen auf eine Public-Cloud-Lösung – 2013 waren Cloud-Systeme mit gerade einmal 5 Prozent noch die absolute Ausnahme.

Die Cloud senkt die Einstiegshürden

„Cloud Computing hat im Mittelstand den Durchbruch geschafft. Für die Anbieter von ECM- und DMS-Lösungen ist das eine riesige Chance, weil so die Einstiegshürden für die mittelständischen Kunden deutlichen sinken“, so Biffar. „Gleichzeitig ist es eine unternehmerische Herausforderung für die Anbieter, denn statt dem Lizenzverkauf, der gut kalkulierbare und höhere Einnahmen brachte, geht der Trend zu Mietmodellen und Software-as-a-Service.“

Die höchste Relevanz für den Einsatz einer digitalen Dokumentenverwaltung haben für mittelständische Unternehmen aktuell die Themen IT- und Datensicherheit (92 Prozent), Connectivity (86 Prozent) – also die Integration der Systeme mit bestehenden Anwendungen – und die Usability (81 Prozent), also die Nutzerfreundlichkeit. Deutlich seltener genannt werden die Themen Teamarbeit (49 Prozent), Cloud Computing (40 Prozent) und Big Data bzw. Smart Data (39 Prozent).

Die Digital Office Conference

Geschäftsführer und IT-Verantwortliche aus mittelständischen Unternehmen können sich am 12. September auf der erstmals vom Bitkom veranstalteten „Digital Office Conference“ über die Top-Trends rund um das digitale Büro informieren. Es geht um den Arbeitsplatz von Morgen ebenso wie um die Frage, wie Logistik und Produktion sinnvoll digitalisiert werden können. Welche Rolle spielt dabei das Internet of Things, wie lassen sich Wearables wie Smart Glasses so einbeziehen, dass daraus die größte Wertschöpfung resultiert? Biffar: „Die Digital Office Conference richtet sich vor allem an Mittelständler, die schon heute den nächsten Schritt beim Digital Office gehen wollen.

Die vollständige Studie „ECM im Mittelstand 2017 - Status Quo und Perspektiven auf dem Weg zum Digital Office“ steht hier zum kostenlosen Download bereit.

Bildquelle: Bitkom / Thinkstock