Problemas en la comunicación interna

Este post te ayudará a comprender las 3 barreras que generan problemas en la comunicación dentro de la empresa y te aportará ideas para afrontarlos.

Los problemas de comunicación siempre estarán presentes en la rutina laboral. Lo ideal es agendar actividades, mensajes e iniciativas de comunicación desde un plan para prevenir, pero lamentablemente pocas organizaciones iniverten en la planificación de su comunicación interna.

¿Sabemos comunicar?

No siempre. 

Posiblemente esta sea tu respuesta y quizás compartas conmigo la necesidad de que todos necesitamos mejorar en esta habilidad. En ocasiones no acertamos en la forma de transmitir mensajes.

Problemas en la comunicación interna

A nivel laboral la mayor parte de conflictos son ocasionados por malentendidos, omisiones y mensajes poco precisos.

Y es que dependiendo de la persona y del tipo de mensaje en ocasiones, un simple mensaje se convierte en un acto complejo y engorroso.

 

El principal obstáculo en comunicación:

¿Cuál es la principal obstáculo que frena la comunicación? Desde mi punto de vista, somos nosotros, las personas, nuestra actitud.

La actitud defensiva, la negatividad, las omisiones, los conflictos internos, la falta de escucha y el mal carácter suelen ser las barreras más comunes que bloquean la comunicación interna en las organizaciones.

Los 3 problemas de comunicación interna que afectan a empresas

Aunque muchas veces queremos poner a las personas en el centro de la estrategia de comunicación, en la rutina laboral se suelen dar 3 barreras comunes que impiden el entendimiento.

  • La falta de credibilidad: los colaboradores no creen a la dirección y desconfían de sus mensajes.
  • La falta de coherencia: la empresa tiene un doble discurso. Tiene uno externo y otro interno
  • Una cultura basada en el secretismo: la dirección cree que cuanto menos sepan los colaboradores mejor.

Dos problemas comunes en la comunicación que afectan al clima laboral

Un mal clima laboral impide la productividad y en ocasiones un mal liderazgo y la omisión de la dirección son las problemas más comunes.

#1 El carácter de algunos managers

En una empresa de más de 50 personas repartidas en áreas diferentes y con proyectos diferentes, la comunicación puede complicarse debido generalmente a problemas de los líderes quienes muchas veces carecen de habilidades sociales y de autocrítica.

Quizás te suenen estas situaciones:

  • El carácter difícil y conflictivo de algunos responsables de proyectos.
  • Jefes de área que no saben dar feedback constructivo.
  • Mandos que retienen y ocultan información.
  • Líderes sin asertividad, que ejercen el poder de forma equivocada.
  • Integrantes de equipos sin respeto, sin reglas, que no conectan.
  • Mensajes extensos, demasiado técnicos, con contenido tedioso e incomprensible.
  • Canales de comunicación mal empleados.
  • Deficiente organización interna.

#2 La pasividad de la Alta Dirección

También suele ocurrir que los Directores Generales del negocio se muestran pasivos ante iniciativas en comunicación y no intervienen en estos proyectos.

En otros casos, se encuentran anclados en una cultura de secretismo y no ven imprescindible asignar presupuesto y recursos para impulsar la comunicación interna en sus respectivas empresas.

Estos directivos están poco sensibilizados sobre el valor de la comunicación; tienen un concepto equivocado y pobre de lo que es la comunicación interna (la limitan a una intranet), y en sus organizaciones no existe un experto que la lidere.

Obstáculos y barreras en la comunicación

La realidad diaria que se vive en las empresas demuestra que comunicar vivencias, ideas, opiniones, pensamientos, sentimientos y creencias puede convertirse en un proceso enmarañado y, dependiendo del receptor o del emisor, puede resultar complejo o complicarse. Por esta razón, muchos colaboradores prefieren el silencio y callarse para evitar conflictos mayores.

¿Dónde se obstruye la comunicación?

En el emisor, en el receptor, en las personas, en el ambiente…

En todo caso, hay que ser conscientes de que en cualquier proceso de comunicación todos tenemos parte de responsabilidad ya que tenemos el poder de aclarar malentendidos.

Para resolver problemas de comunicación en primer lugar, necesitamos acertar en identificar el problema.

3 obstáculos que impiden el diálogo y entendimiento

Teniendo en cuenta las aportaciones de teóricos y el día a día laboral,  existen básicamente 3 tipos de obstáculos que limitan la efectividad de la comunicación.

  • Obstáculos de contenido
  • Obstáculos de ambiente
  • Obstáculos de personas

Obstáculo #1 Los de contenido

Se refieren a la falta de adecuación del mensaje al receptor y como consecuencia los mensajes no son claros.

Este hecho puede estar ocasionado por las siguientes barreras: ausencia de objetivo en el mensaje, un vocabulario demasiado técnico, lenguaje impreciso, falta de claridad en las ideas, ambigüedad y extensión del mensaje.

Medidas de precaución

Esta barrera se podría evitar mediante pruebas previas, considerando los objetivos del mensaje, analizando la audiencia a la que va dirigido y según sus expectativas e intereses codificar el mensaje.

Lo importante es lo que el receptor interpreta y entiende. Por ello, es necesario cuidar los códigos y la semántica del mensaje. También importa que el medio o canal elegido sea el adecuado para difundir el mensaje.

Otras medidas preventivas son: diseñar programas de formación con cursos de comunicación eficaz dirigidos a toda la plantilla. Asimismo, crear y difundir un manual de estilo, editar un diccionario que explique el vocabulario técnico y común utilizado en la empresa.

Obstáculo #2 Los ambientales

Hacen referencia al contexto en que se comunica.

Aquí podríamos agrupar situaciones incómodas propias del lugar y el momento en que se comunica (condiciones inadecuadas).

También en este grupo señalamos aquellas barreras derivadas por la cultura empresarial. Así, por ejemplo, una empresa con demasiados repetidores de un mensaje hace difícil el feedback. La burocracia organizacional castiga la dinámica de las comunicaciones.

Medidas de precaución

Estas barreras se afrontan optando por una cultura de comunicación, con un responsable que lidere la comunicación interna, desde un plan. Trabajar con un plan es la mejor garantía para aprovechar las oportunidades informativas, segmentar mensajes, identificar las audiencias y ser efectivos.

Para evitar barreras de comunicación causadas por insatisfacción laboral y el estrés laboral, es recomendable realizar periódicamente, un estudio de clima interno.

Obstáculo #3 Los humanos

Hacen referencia a los propios del trabajador en su condición de persona.

No debemos olvidar que cada trabajador posee una personalidad y un carácter único: la capacidad de escucha, la susceptibilidad, la actitud ante determinados temas, la categoría laboral y la habilidad para crear buenas relaciones humanas  son diferentes en todas las personas.

Las barreras psicológicas son las más complicadas, pero deben tenerse en cuenta pues como ya hemos dicho, cada persona es única y cada quién tiene una forma de percibir y entender los hechos. La psicología humana señala que la receptividad de los mensajes está en función de sus prejuicios, creencias, experiencia y expectativas del tema.

Medidas de precaución

Esta barrera la supera el líder con conocimiento de psicología y de la individualidad de cada trabajador.

De ahí la importancia de formar a los líderes en inteligencia emocional. El buen líder es oportuno en los mensajes que transmite a sus colaboradores, sabe aplicar la empatía, la escucha activa y dar feedback constructivo.

Los programas de formación de habilidades sociales a todo el personal son un excelente soporte para mejorar la calidad de las comunicaciones internas.

La Planificación de la comunicación interna  como solución

Para que tu organización se adelante a los obstáculos que siempre existirán, es necesario que planifiques la actividad de comunicación interna.

Desde un plan de comunicación puedes establecer un calendario de mensajes, actividades, promover el cambio cultural, empoderar a las personas, entre otras acciones.

Si necesitas formarte en este tema, tienes a disposición este listado de cursos:

– Plan CI Nivel 1
– Plan CI Creativo Nivel 2
– Plan CI Ágil Kanban Nivel 3

Conclusiones

  • En comunicación interna  la cultura empresarial es determinante. Conviene revisarla y adaptarla con un plan de comunicación para adaptarla a los nuevos tiempos.
  • Lo importante no es lo que se dice, sino lo que entiende nuestro interlocutor. El receptor puede estar afectado por barreras de contenido, ambientales y/o humanas. La barrera más grave reside en la actitud.
  • Nuestros mensajes pueden no ser comprendidos por una mala codificación, por la ausencia de objetivos o, por transmitirse por canales inadecuados. Los programas formativos son una buena alternativa para aminorar estas dificultades.

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Publicado por
leliazapata

leliazapata

Experta en Comunicación Interna creativa y en OKR. Facilitadora y Mentora. Implementa el sistema de Objetivos OKR en empresas, en áreas de Comunicación, RRHH y/o en equipos. Más de 20 años de experiencia en Proyectos de aprendizaje y Comunicación Interna para fomentar una cultura colaborativa y de resultados.

0 comentarios

  1. hola! me pareció muy buena la información. yo estoy buscando como poder explicar la falta de comunicación entre compañeros de trabajo, y como mejorarla. en términos mas simples! porfavor!

    1. Muchas gracias Yamila por tu visita y por tu comentario. Me preguntas sobre falta de comunicación entre miembros de un equipo, o falta de comunicación por parte de la empresa en general, son dos temas diferentes. Si me concretas, te puedo responder y dar algún consejo concreto. Saludos!

  2. Muy buen articulo, ya que como dices la comunicación es esencial y se deben de quitar las barreras, para que todos estemos en la misma sintonia.

  3. excelente artículo, debemos prestar atención en como nos comunicamos para así lograr una mejor toma de decisiones y llegar a un bienestar personal y profesional en nuestro entorno laboral... saludos y gracias

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Alma Cepeda

Cultura

Ha sido docente de la cátedra Gerencia de la Comunicación de Crisis. Ha dirigido el departamento de comunicaciones corporativas y Gerencia de Asuntos Públicos de empresa líder del sector energía.

Es consultora de comunicación interna, cultura organizacional y gestión de crisis. Formó parte del comité de riesgo y gestión de crisis. Diseño actividades formativas en entornos híbridos. Experta DISC.

Área de conocimiento: comunicación interna, comunicación de crisis, liderazgo y comunicación, diagnóstico y plan estratégico de comunicación, responsabilidad social. Profesional orientado a resultados y al trabajo colaborativo. Minuciosa, analítica, organizada y efectiva.

Ariel Jimenez

Gestión del cambio

Más de 17 años apoyando proyectos de cambio en México, Argentina, Brasil, Perú, Chile y otros países de LATAM.

Levantamiento y diseño procesos de RRHH y consultoría. Posee un Change Management Foundation APMG® , un HCMBOK® Certified Professional (Gestión del cambio) y un certificado como PDA® Analyst.

Área de conocimiento: Gestión del cambio, Transformación digital, Liderazgo, cultura y equipos de trabajo. Profesional orientado a resultados y al trabajo colaborativo. Evangelizador de las tendencias de cambio y nuevos modelos de negocio. Observador, metódico y orientado a resultados.

Lelia Zapata

Comunicación Interna

Más de 25 años de experiencia. Experta en comunicación interna y entornos colaborativos. Ha sido profesora de empresa, estrategias de RRPP, gabinetes de prensa y comunicación interna.   

Ha trabajado en las áreas de MK, RRHH, comunicación corporativa, comunicación interna y en formación para Asociaciones de empresarios, en pequeñas y medianas empresas españolas en diferentes sectores.

Área de conocimiento: comunicación responsable, comunicación interna 360º, diagnósticos de clima laboral y planes de comunicación. Con vocación de servicio, orientada a resultados, preocupada por el aprendizaje útil y el desarrollo personal del alumno. Creativa e innovadora.

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