Trilogiq sort d'Excel en douceur
Anticipant l’explosion de ses références produits, la PME Trilogiq s’est dotée d’un ERP. Une mutation par étapes et sans interruption de la production.
Une mise en place en douceur durant un an, service après service. Alors que l’intégration d’un ERP (enterprise resource planning, ou progiciel de gestion intégré) est réputée difficile, la PME industrielle Trilogiq a fait de la simplicité et de la souplesse de l’opération un critère de choix. « Nous voulions un ERP vers lequel il serait facile de transiter, qui couvre tout notre périmètre fonctionnel et qui facilite l’industrialisation de nos nouveaux produits », explique Pedro Garcia, le directeur des opérations chez le fabricant d’équipements modulaires de manutention en acier (équipements de bord de ligne, postes de travail, chariots, convoyeurs, racks), situé à Saint-Ouen-l’Aumône (Val-d’Oise). La volonté de passer d’Excel à un ERP était notamment liée au lancement d’une nouvelle gamme de produits.
Fin 2013, après un appel d’offres, le choix se porte sur Sylob 9, une solution web pouvant être hébergée dans le cloud ou sur le serveur de l’entreprise, option retenue par Trilogiq. La PME a bien sûr apprécié son coût, parmi les plus bas, mais elle a surtout été séduite par le caractère fonctionnel de l’outil. « L’ergonomie a frappé tout le monde, se souvient Pedro Garcia. Vous pouvez paramétrer très facilement vos écrans et la navigation se fait comme sur internet. » Sylob propose à Trilogiq un développement d’un an pour adapter l’outil aux besoins et un déploiement en une seule fois. Mais la PME refuse. « Nous avons demandé à ce que l’ERP soit installé fonctionnalité par fonctionnalité et service après service afin de ne pas mobiliser trop de ressources en même temps et de ne pas interrompre la production », détaille Pedro Garcia. Et de s’en féliciter a posteriori : « Avoir transité par étapes nous a permis de résoudre les problèmes au fur et à mesure et par petits groupes. »
Réduction des stocks de 400 000 euros en un an
Au 1er avril 2014, après deux mois de collaboration, le service des achats était opérationnel. De quoi « donner confiance aux groupes suivants », fait valoir Pedro Garcia. Au 1er juillet, l’ERP Sylob 9 gérait les expéditions en France, la planification, le suivi de production et la gestion des stocks. Pas de miracle cependant. Des difficultés apparaissent : après l’intégration à l’ERP des expéditions aux filiales à l’étranger, la société constate, la veille d’un envoi en Russie, la disparition de documents nécessaires à leur expédition. « Mais en 24 heures les équipes de développement de Sylob avaient résolu le problème », souligne Pedro Garcia. L’éditeur – qui a géré le développement depuis son siège à Albi (Tarn) et détaché deux collaborateurs sur place – a également mis plus de temps que prévu pour développer la partie finance, dont le basculement a dû être décalé de quelques mois. Un retard qui n’a pas gêné la clôture annuelle et a finalement permis à Trilogiq de mieux préparer la migration des données comptables, intégrées en 3 heures contre 12 attendues.
« Avant nous avions des stocks importants pour éviter les mauvaises surprises, car nos calculs de besoin sur Excel étaient imprécis, précise Pedro Garcia. Désormais, dès l’enregistrement d’une commande, nos administrateurs des ventes peuvent dire si des composants sont manquants. Cette accessibilité à l’information nous a permis de passer à une production en juste-à-temps pour réduire nos stocks de 400 000 euros en un an alors que nous avons augmenté le nombre de nos produits. » En effet, entre le lancement de nouvelles gammes et la hausse des demandes de personnalisation, Trilogiq a vu ses références produits passer de 300 à 720 entre 2012 et 2017. Autre évolution permise par l’ERP : les délais d’expédition ont été stabilisés à une semaine maximum pour la France et réduits de trois semaines à deux pour l’export.
Sur les 65 salariés présents sur le site, une petite trentaine travaille aujourd’hui avec Sylob 9. La question d’intégrer à l’ERP l’ensemble de l’entreprise reste ouverte. Le marketing aimerait par exemple pouvoir gérer les prospects avec Sylob, et relier son système de tracking web à sa base client. Un nouveau chantier.
