Ab heute mache ich mein persönliches E-Mail-Experiment! Ich lese und bearbeite meine Mails nur noch einmal am Tag. So der Plan – und ich bin gespannt, ob ich das durchhalte.
Ich habe mich mal beobachtet – im Schnitt gucke ich 4-5 mal pro Stunde auf mein iphone um nach Mails zu gucken. Und wenn ich am Rechner im Büro sitze, checke ich den Posteingang noch öfter. Und ich neige dazu, jedesmal sofort auf die Mails zu reagieren bzw. sie zumindest irgendwie für eine spätere Bearbeitung zu markieren oder sie an andere weiterzuleiten. Ich tue irgendwas mit ihnen – und lasse mich auf diese Weise andauernd von den Aufgaben und Dingen ablenken, die ich eigentlich machen wollte und sollte. Insofern sind E-Mails meine ganz speziellen Produktivitätskiller. Und sie bringen mich zudem in einen Modus, der 100%ig fremdbestimmt ist. Irgendein schlauer Kopf hat mal gesagt: „Wer ständig auf Mails reagiert, arbeitet die To-Do-Listen anderer Leute ab.“ Und das ist genau das Gegenteil davon, seinen Fokus auf seine eigenen Ziele und Prioritäten zu richten.
Ein Interview mit dem Unternehmer Thorsten Jekel auf der Seite von Lars Bobach hat mich am Sonntag inspiriert, noch im Dezember mein eigenes kleines E-Mail-Experiment zu starten: Ab sofort checke ich meine Mail nur noch einmal am Tag – und auf gar keinen Fall, werde ich – so wie bisher – meinen Tag mit einem Blick in den Posteingang starten. Jekel: „Der wichtigste Tipp für mehr Fokus ist “Never start with e-mails in the morning”.“
Für die ersten Tage und Wochen habe ich einen Autoresponder (und eine gleichlautende Signatur) für meine geschäftlichen Mailaccounts geschaltet: „Ich lese und bearbeite meine Mails nur einmal am Tag – ich bitte um Verständnis dafür, dass daher die Antwort in dem einen oder anderen Fall mal ein bisschen länger dauern kann! Wenn es irgendwo „brennt“ oder sofortiges Handeln erforderlich ist, schicken Sie mir gern eine iMessage / SMS an die Nummer 0172 XXXXXXX. Vielen Dank!“
Ausserdem habe ich die Mail-App von meinem Smartphone gelöscht – so dass ich unterwegs (wo ich sowieso eher schlechter angemessen auf die eingehenden Nachrichten reagieren kann) nicht mehr von eingehenden Mails abgelenkt werde…..
Ich bin gespannt, ob das funktioniert und mir hilft, fokussierter an meinen Aufgaben und Projekten zu arbeiten. Ich werde hin und wieder hier darüber berichten……
Wie macht Ihr das? Wie bekommt Ihr die E-Mail-Flut in den Griff? Und wie oft checkt Ihre Eure Mails am Tag?
mampels welt 
[…] organisieren und voranzubringen bzw. zu erledigen komplett über den Haufen geschmissen habe. Mein Mail-Experiment ist seit Corona beendet: Ich habe alle Mitteilungen auf Rechner, iPad und Smartphone wieder […]
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[…] Dezember hatte ich HIER angekündigt, dass ich meinen Umgang mit E-Mails – zunächst testweise – verändern […]
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Sehr spannendes Projekt! Ich bin generell der Meinung, dass sich die Mail-Flut in einem Unternehmen mit einfachen Mitteln stark reduzieren lässt. Ich freue mich auf Ihre Auswertung.
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Moin!
Läßt das Arbeitsbiotop es zu, eigene Prioritäten zu setzen, dann ist Entschleunigung aller Störeinflüsse sicherlich erste Wahl. In Unternehmen wäre 1x/d wie QM, DSGVO usw. im Konsenz umzusetzen und letztlich von Geschäftsführung durchzusetzen. Sowohl intern wie auch extern.
Manche Unternehmen geben für extern ja auch eine enstpanntere Reaktionszeit vor und kommunizieren das auch nach außen.
Die Weitereintwicklung der Sortierung „Relevant“ bei einigen E-Mailprogrammen könnte in die Richtung gehen, zumindest Benachrichtungen, die von oben in der Fresskette kommen oder von „Premiumkunden“, eine Benachrichtigung zu erlauben.
Oder auch für bestimmte Anfragen, die man selbst gestellt hat oder irgendwelche Teamprojekte, an denen man gerade festhängt.
Status ist, dass die eingesetzte KI bei Alphabet und Microsoft erkennbar nicht nach meinem persönlichen Algorithmus arbeitet und sich derzeit auch noch schlecht reinreden lässt. Aber die Idee ist im Prinzip richtig, dass man wieder ein „Vorzimmerkrokodil“ hat, das nur die wirklich wichtigen Vorgänge durchstellt. Das dann aber auch tut.
Insgesamt sollte bei vielen Mails eh das alte preußische Offiziersmotto gelten: Über eine E-Mail immer eine Nacht schlafen. Oder war es der Brief…? 😉
Ciao
Neufert
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Hallo Michael Neufert…. danke für den Kommentar. Das mit der KI ist ein interessanter Aspekt. Ich denke, dass wäre eine gute Sache, wenn ein Algorithmus tatsächlich diese Sortier- und Priorisierungsarbeit leisten würde…. Aber bis dahin müssen wir uns selbst helfen, um in der Mail-Flut nicht zerrieben zu werden…..
Viele Grüße- Thomas
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Moin!
Just in diesem Monat bringt Microsoft eine Erweiterung für Outlook in die Spur. Zunächst für Outlook 365 Windows v1912 build 12325.20012. Nach einem ersten Kurzeinblick ermöglicht es ein Vorsortieren nach bestimmten Gruppen / Kriterien, wer und was in den Aufmerksamkeitshorizont des gestressten Nutzers dringen darf. Die Trigger kann man selbst setzen, in Unternehmen auch der Admin für Gruppen. Wie flexibel das ist und ob es nicht nur vom SPAM, sondern auch von den Mails zur Weihnachtsfeier usw. entlastet, wird man abwarten müssen. Aktuell ist es für „insider“ verfügbar, später für alle Nutzer.
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Das E-Mail-Experiment ist doch eigentlich nur eine Verlagerung des Problems hin zu den SMS / iMessages.
Damit wird aber nur das Werkzeug gewechselt, wobei das Problem weiter erhalten bleibt.
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Hallo Heinrich Kümmerle,
nach den ersten wenigen Tagen kann ich das nicht bestätigen. Ich habe nur sehr wenige SMS/iMessage – Nachrichten mehr bekommen als vorher. Der Anteil, der wirklich „brennenden“ Anfragen / Themen ist doch eher gering. Bei den Mails erlebe ich schon jetzt einen spürbaren Rückgang der Anzahl der Nachrichten, was mich verwundert und was ich auf jeden fall weiter beobachten werde. Mir selbst geht es ganz gut mit dem Experiment. Ich setze mich nachmittags bzw. am frühen Abend hin und arbeite die Mails im Block ab – ich brauche nicht länger als eine halbe Stunde. Dafür bin ich tagsüber deutlich weniger abgelenkt und fühle mich insgesamt besser, da ich erst die Punkte abarbeite, die ich mir für diesen Tag vorgenommen habe……
Viele Grüße – Thomas
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Ich bin auf den Erfahrungsbericht gespannt. Allerdings erwarte ich bei einer Email kurzzeitig keine Rückantwort, sondern greife auf sie dann zurück, wenn es zeitunkritisch ist. Brauche ich kurzfristig eine Rückmeldung, dann nutze ich tatsächlich das gute alte Telefon. Sprich: Als Absender bin ich auch selbst gefragt, entsprechend Disziplin zu zeigen.
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