Digital-Trends von der Cebit So befreien sich Handwerker von Zeitfressern

Handwerker, die die Digitalisierung anpacken, dürfen sich am Ende über mehr Zeit für ihr Kerngeschäft freuen. Das ist das Fazit einer Digitalisierungsveranstaltung für Kleinbetriebe auf der Cebit. Die wichtigsten Trends im Überblick.

Steffen Guthardt

Das Lager intelligent machen

Wenn ein Handwerker so genannte C-Teile wie ein Päckchen Schrauben für seinen Betrieb einkauft, sind die mit der Beschaffung verbundenen Prozesskosten um ein Vielfaches höher als der Einkaufswert der Ware. Handwerker müssten deshalb beim Einkauf ihrer Waren durch die Digitalisierung so entlastet werden, dass sie messbar Zeit und Kosten einsparen. So lautete eine der Kernaussagen beim "Digital Friday" auf der Cebit .

Ein Lösungsansatz ist ein intelligent vernetztes Lagermanagement. Mit einem Scanner auf seinem Smartphone kann der Handwerker an seinen Regalen angebrachte QR-Codes abfotografieren. Zu jedem QR-Code ist ein Link zum entsprechenden Produkt in der Datenbank des Lieferanten hinterlegt. Der Handwerker kann mit dem abfotografieren QR-Code so binnen weniger Sekunden eine Bestellung aufgeben, ohne eine E-Mail verfassen oder einen Anruf tätigen zu müssen.

Einen Schritt weiter gedacht, können intelligente Lager künftig sogar ganz ohne Hilfe des Handwerkers fehlendes Material nachbestellen. Optische Sensoren erkennen automatisch, dass der Bestand im Regal zur Neige geht, und setzen den Bestellprozess in Gang – der auf Wunsch noch vom Handwerker genehmigt werden kann. Möglich wäre auch, dass solche schlauen Regale künftig direkt in die Lieferwagen des Handwerkers eingebaut werden. Nach einem Tag auf der Baustelle oder nach einem erledigten Auftrag beim Kunden prüfen die Regale die noch vorhandenen Materialien im Fahrzeug und ordern neue Ware.

Der Handwerker könnte nach einem anstrengenden Arbeitstag direkt nach Hause fahren, ohne sein Fahrzeug für den nächsten Tag vorzubereiten. Im besten Fall würde ein Kurierdienst in Kooperation mit dem Fahrzeughersteller direkten Zugang zum Lieferwagen erhalten und die Regale befüllen. Der Handwerker könnte am nächsten Tag ohne weitere Vorkehrung direkt zum nächsten Einsatz fahren.

Papierlos arbeiten

Angebote, Aufträge und Rechnungen werden in vielen Handwerksbetrieben immer noch ganz klassisch auf Papier erstellt und aufbewahrt. Die Fachleute gehen jedoch davon aus, dass sich das papierlose Büro auch im Handwerk nach und nach durchsetzt. Programme zur elektronischen Rechnungsverwaltung bieten zum Beispiel die Möglichkeit, direkt aus dem Rechnungsdokument eine Überweisung zu tätigen. Das spart nicht nur Aufwand, sondern verhindert auch verpasste Zahlungsziele.

Aus Sicht der Experten kommt das Handwerk an elektronischen Rechnungsprogrammen künftig nicht vorbei, weil viele Partner der Unternehmen bereits auf digitale Rechnungen umgestellt haben. Papierrechnungen gibt es dann entweder gar nicht mehr oder nur gegen eine zusätzliche Gebühr. Auch die Reform der öffentlichen Auftragsvergabe setzt das Handwerk unter Zugzwang. Die E-Vergabe sieht vor, dass ab dem 18. Oktober 2018 Angebote nur noch auf elektronischem Weg abgegeben werden dürfen. Bei der Umstellung auf das digitale Büro können auch alte Rechnungen auf Papier durch ersetzendes Scannen nachträglich revisionssicher für das Finanzamt archiviert werden.

Das papierlose Büro wird nach Ansicht der Experten am besten in einer Cloud verwaltet. Die ­Rechenzentren der renommierten Cloud-Anbieter seien deutlich besser vor Hackerangriffen und Datenverlust geschützt als die Festplatte im Büro.

Neue Formen der Kommunikation nutzen

Viel zu viel Zeit verbringen Handwerker heute damit, umständlich miteinander zu kommunizieren, waren sich die Fachleute auf der Cebit einig. Als Grundproblem wird die Nutzung von E-Mail-Diensten angesehen. Während im privaten Umfeld kaum noch jemand E-Mails schreibt und Messenger-Dienste wie WhatsApp sich längst etabliert haben, werden in den Betrieben nach wie vor täglich Millionen von E-Mails verfasst. Dabei bietet die E-Mail aus Sicht der Experten keine besonderen Vorteile. Im Gegenteil. Fast drei Viertel aller E-Mails, die täglich im Postfach eingehen, sind für den Handwerksunternehmer irrelevant. Dazu zählen nicht nur Spam-Nachrichten, sondern auch weitergeleitete E-Mails und CC-Nachrichten, die oft keinen Mehrwert erhalten.

Komplett ignorieren lassen sich die überflüssigen Nachrichten aufgrund der Struktur des E-Mails-Verkehr jedoch nicht. In vielen Fällen muss zumindest die Vorschau-Ansicht der E-Mail aufgerufen werden, um die Bedeutung des Inhalts einschätzen zu können. Die Fachleute sprechen von einem "reaktiven Verhalten", dass die E-Mail seinem Nutzer aufzwingt. Andere bestimmen durch ihre Nachrichten, was der Empfänger zu lesen hat. Die Kontrolle über die Kommunikation sei nicht gegeben.

Was pro Nachricht nur wenige Sekunden ausmachen mag, summiert sich an einem Arbeitstag auf viele wertvolle Minuten. Besonders kompliziert wird es, wenn ein Arbeitnehmer nach Urlaub oder Krankheit ­E-Mails zu ­einem laufenden Projekt ordnen und nach Relevanz sortieren muss. Die Experten empfehlen die Nutzung so genannter ­kollaborativer Kommunikationstools . Vergleichbar mit WhatsApp bieten diese Anwendungen eine Chatansicht, die alle relevanten Informationen zu einem Projekt wie auf einer Pinnwand chronologisch sortiert. Jede Nachricht ist für jedes Chatmitglied auf einen Blick sichtbar und kann kommentiert werden.

Apps in den Alltag einbinden

Ob für Chat-Nachrichten, für Bankgeschäfte oder zum Spielen –  jeder hat auf seinem privaten Smartphone mehr oder weniger nützliche Apps installiert. Aus Sicht der Experten auf der Cebit werden die Alltagshelfer in Handwerksbetrieben aber noch viel zu selten eingesetzt, obwohl sie in vielen Arbeitsbereichen Erleichterung bringen könnten.

Großes Potenzial haben Apps zum Beispiel auf der Baustelle. Fehlt benötigtes Werkzeug oder Material, kann dies über ein entsprechendes Programm direkt bestellt und auf die Baustelle geliefert werden. Auch die Kommunikation zwischen Baustelle und Büro kann via App vereinfacht werden. Der Handwerker schildert per Chat-Nachricht sein Anliegen und erhält eine prompte Antwort von seinem Chef. Auf Telefonanrufe umgeben vom Baustellenlärm oder das mühsame Verfassen von E-Mails von unterwegs aus kann verzichtet werden.

Auch Videotelefonie über diverse Programme auf dem Smartphone kann sinnvoll in die Arbeitsprozesse integriert werden. So muss ein Kunde ohne Fachkenntnisse sein Problem mit dem defekten Teil am Waschbecken nicht umständlich am Telefon erklären, sondern kann dem Experten direkt am Video das Problem zeigen. Der Handwerker spart sich im besten Fall die Vor-Ort-Visite mit einem Kostenvoranschlag und kann direkt den Schaden beheben.

Genauso ist denkbar, dass sich ein Handwerker über Videotelefonie mit einem Kollegen zusammenschließt, um gemeinsam eine Lösung zu finden. Andere Apps ermöglichen es zum Beispiel, mittels einer Verbindung zur Cloud den Baufortschritt für alle am Bau beteiligten Unternehmen zu jeder Zeit einzusehen und ihre Arbeiten für den Bauherren nachvollziehbar zu dokumentieren. Aus Sicht der Experten hat sich manche App aber auch schon im Handwerk etabliert. Dazu zählen zum Beispiel die Zeiterfassung, mit deren Hilfe Mitarbeiter auch von unterwegs aus ihre Arbeitszeiten aufschreiben können.