Derzeit deutet alles darauf hin, dass die deutschen Konsumenten noch eine ganze Weile mit Bargeld im Laden bezahlen wollen. Doch für den Handel ist das Bargeldmanagement teuer und aufwendig. Es wird Zeit, auch hier die Prozesse zu optimieren.
Kein Kunde verschwendet beim Barzahlen an der Ladenkasse einen Gedanken daran, mit wie viel Arbeit und Kosten es für den Händler verbunden ist, bis Scheine und Münzen schließlich als Wert auf dem Konto des Händlers eingehen. Bargeld gehört weiter zum Alltag, allen Initiativen zum kontaktlosen oder mobilen Bezahlen zum Trotz. In den Vorträgen von Branchenexperten auf der Fachveranstaltung „Glory Innovation Forum“ herrschte Einigkeit: Sollte in den kommenden Jahren die Zahl der Bargeldtransaktionen im Handel spürbar nachlassen, werden die Kosten pro Transaktion noch höher werden.
Aus der Geldbörse des Kunden bis zur Kontogutschrift
Wer sich bereits eingehender mit dem Cash-Management im stationären Handel beschäftigt hat, kennt die Prozessschritte, die da auf die Lösung durch den Händler warten.
Die Transaktion: Der Kunde holt aus seinem Portemonnaie das Bargeld heraus und übergibt es an den Kassierer. Der muss schon aus Eigeninteresse die Echtheit überprüfen, es sicher verwahren und passendes Wechselgeld herausgeben. Das klingt allerdings deutlich trivialer, als es tatsächlich ist. Denn in der Hektik an der Kasse bleibt meist nur Zeit für stichprobenartige Kontrollen des Bargelds. Erschwert werden die Maßnahmen durch die Änderungen an Design und Sicherheitsmerkmalen.
Nun wussten ja bereits die Römer, dass Geld nicht stinkt. Ihre Haltung zu verschmutztem Geld ist allerdings nicht überliefert. Doch gerade im Verkauf von frischen und offenen Lebensmitteln in Bäckereien und Cafés spielt der Aspekt der Hygiene im Alltag durchaus eine Rolle.
Die Sammlung: Zum Schichtende kontrolliert das Kassenpersonal den Kassenbestand. Jeder Kunde im stationären Handel kennt wohl den Moment, wenn der Wechsel des Kassenpersonals erfolgt und die Lade mit dem Bargeld gewechselt wird. Das dauert seine Zeit und führt fast zwangsläufig zu Warteschlangen. Das Geld wird jetzt in das Backoffice des Händlers gebracht. Bereits dieser kurze Transportweg ist natürlich ein Sicherheitsrisiko. Im Backoffice kann das Geld nun erstmalig gezählt und auf Differenzen geprüft werden.
Die (Zwischen-)Lagerung: Nachdem es gezählt wurde, wird das Geld in der Filiale sicher verstaut und lagert bis zur Abholung.
Transport: Regelmäßig wird das Geld zur Bank gebracht. Dabei bedienen sich die Händler üblicherweise eines Spezialisten. Der Werttransportunternehmer (WTU) bringt es in aller Regel zunächst in ein zentrales Cash Center. Dort wird es erneut gezählt und überprüft. Im Rahmen der Abholung bringt der WTU häufig auch das vom Händler georderte Wechselgeld mit. Und nicht selten ist die Bestellmenge in den verschiedenen Stückelungen höher, als eigentlich notwendig wäre, damit auf jeden Fall sichergestellt ist, passend herauszugeben.
Allerdings kann es natürlich auch hier zu Fehleinschätzungen kommen und es muss nachbestellt werden. Das erfordert eine weitere Anfahrt des WTU, die natürlich mit zusätzlichen Kosten verbunden ist.
Nicht nur die Supply Chain optimieren – im Cash-Management steckt auch Gewinn
Die Physiker definieren Arbeit schlicht als Kraft multipliziert mit der zurückgelegten Wegstrecke. In der Betriebswirtschaft ist Arbeit mit Kosten verbunden. Und die Bearbeitung des Bargelds kostet. Das beweisen ja die skizzierten Prozessschritte. Und der Aufwand multipliziert sich ja noch mit jeder weiteren Filiale eines Händlers.
Sprichwörtlich direkt ins Geld gehen alle Verluste und Differenzen beim Cash-Management. Mitarbeiter, die Wechselgeld falsch herausgegeben haben, Diebstähle und Unterschlagungen, administrative Fehler im Backoffice sind die Ursachen für Bargeldschwund.
Auf den Gewinn drücken alle direkten und indirekten Kosten, die beim Handling des Bargelds auftreten. Abschöpfen und Abtransport des Bargelds, Zählen und Abstimmen des Bargeldbestandes. Und dann sind da noch die möglicherweise entgangenen Zinsgewinne, die in der Zeit nicht realisiert werden konnten, bis das Geld ordnungsgemäß dem Bankkonto des Händlers gutgeschrieben werden konnte.
Es erscheint schon fast rätselhaft, dass sich viele Handelsunternehmen regelmäßig mit den Prozessen ihrer Supply Chain beschäftigen, um hier noch das letzte Quäntchen an Optimierungspotenzial zu heben, das Thema Cash-Management aber kaum Beachtung findet.Systeme für das Cash-Recycling können die Basis für Geschäftsmodelle sein, in denen der Händler zum Bargeldversorger für die Kunden wird.
Bargeldoptimierung durch Cash-Recycling
Die skizzierten Prozessschritte kommen so oder mit leichten Abweichungen überall im stationären Handel vor. Eine Analyse der verschiedenen Schritte und Herausforderungen zeigt dann bereits den Weg zu einer Optimierung auf.
- Abschöpfen und Auffüllen von Bargeld an der Kasse mit minimalem Einfluss auf die Wartezeit der Kunden.
- Minimierung des Transports des Bargelds im Laden oder auch in ein anderes zentrales Büro des Händlers.
- Optimierung der Anfahrten durch das WTU.
- Beschleunigung der Bearbeitung des Bargelds mit dem Ziel einer schnelleren Gutschrift auf dem Konto des Händlers.
Tatsächlich gibt es mit modernen Systemen für das Bargeld-Recycling, wie sie etwa vom Unternehmen Glory angeboten werden, eine Lösung für diese Herausforderungen.
Das Gerät verwahrt das Bargeld sicher vor Ort. Es ist aus Gründen der Prozessoptimierung mit einer Ein- und Auszahl-Funktion ausgestattet. So kann es wahlweise das Bargeld direkt vom Kunden am POS in Empfang nehmen oder wird im Backoffice bedient.
Das Geld wird gezählt, auf Echtheit überprüft und sicher verwahrt. Durch die Unterstützung von Bargeld-Transfer-Kassetten werden Risiken durch den Transport des Gelds minimiert. Die Kassetten werden automatisch befüllt und entleert. So ist ein sicherer Transport zwischen Front- und Backoffice möglich, oder auch der zeitsparende Abtransport, wenn das WTU direkt am POS Geld abschöpfen soll.
Die größten Vorteile ergeben sich indes durch die in den Systemen verbaute Logik und weiteren Möglichkeiten.
Je weniger Geld überhaupt transportiert werden muss, umso besser für den Händler. Systeme für das Cash-Recycling können beispielsweise die Basis für Geschäftsmodelle sein, in denen der Händler zum Bargeldversorger für die Kunden wird. Die Cash-Reserven in der Filiale werden so optimal eingesetzt.
Das Wechselgeld ist für viele Händler ein großes Thema. Das Werttransportunternehmen muss die Filialen regelmäßig anfahren, um Wechselgeld anzuliefern und bereits gezählte Überschussmengen mitzunehmen. Das erhöht Aufwände, Risiken und Kosten. Zur Optimierung ihrer Lieferkette setzen viele Händler bereits Vorhersagemodelle ein, um den Bedarf an Waren zu prognostizieren und so „Just-in-Time-Lieferungen“ zu ermöglichen. Das senkt die Kosten und steigert die Effizienz und letztlich auch die Kundenzufriedenheit.
Es erscheint schon fast rätselhaft, dass sich viele Handelsunternehmen regelmäßig mit den Prozessen ihrer Supply Chain beschäftigen, um hier noch das letzte Quäntchen an Optimierungspotenzial zu heben, das Thema Cash-Management aber kaum Beachtung findet.
Genau das ist auch bei der Optimierung des Cash-Managements möglich. Moderne POS-Lösungen in Kombination mit Bargeld-Recycling-Systemen an der Kasse oder im Backoffice bieten die Möglichkeit, den Wechselgeldbedarf zu optimieren und sich automatisiert auf die jeweils vorhandenen Bargeldbestände anzupassen. Richtig umgesetzt bedeutet das, dass weniger Wechselgeld bestellt werden muss. Am Ende werden so nicht nur Kosten reduziert, sondern es bleibt dem Personal auch mehr Zeit für den Service am Kunden.
Automatisiertes Cash-Management kann dem Händler einen weiteren betriebswirtschaftlichen Vorteil bieten. Üblicherweise besteht zwischen Abtransport des Geldes und der Wertstellung auf dem Konto des Händlers ein deutlicher zeitlicher Versatz.
Systeme, wie von Glory, erfüllen die Grundanforderung für die Wertstellung am selben Tag. Der Bargeldbestand kann direkt an die Bank übertragen werden. Basierend auf diesen Daten kann das Institut das Geld dem Konto täglich gutschreiben, vorbehaltlich dem physischen Geldeingang bei der Bank. Durch ein ausgefeiltes Rechtesystem ist gewährleistet, dass der Händler an den Bestand, der bereits der Bank übermittelt wurde, nicht mehr herankommt, also keine Manipulationen vornehmen kann.
Der Händler genießt alle Vorteile des bereits wertgestellten Geldes, also erhöhte Liquidität, Zugriff auf Betriebsvermögen und schnellere Kapitalerträge.
Ein ähnliches Szenario existiert bereits in praktisch jedem Markt: das EFTPOS Terminal. Die Abkürzung steht für “Electronic Funds Transfer am Point of Sale. Diese Terminals wurden zuvor von den großen Banken zertifiziert, die wiederum Kredite und Belastungen am Point of Sale ohne eine physische Überprüfung (Unterschrift oder Telefonanruf) anbieten. Derselbe Ansatz kann für Bargeld gewählt werden.
In Verbindung mit dieser direkten Wertstellung (Provisional Credit) kann das Risiko auch auf das WTU oder die Bank übertragen werden. Sobald das Bargeld in den gesicherten Bereich des Management-Systems übergegangen ist, gehen die Bestände an WTU oder Bank über.
Im Kern bedeutet optimal angelegtes Cash-Management und Cash-Recycling eine reduzierte Menge des zu transportierenden Geldes. Durch entsprechende Systeme findet der Kreislauf des Geldes (Verkaufserlös, Wechselgeld) verstärkt lokal statt. Durch die Nutzung von technischen Möglichkeiten, dem Kunden gegenüber auch die Rolle des Versorgers mit Bargeld zu übernehmen, werden die positiven Effekte noch verstärkt.
Es lohnt sich für den Händler also mehr denn je, einen genaueren Blick auf das Bargeld zu werfen.
