Powstanie Kodeks ochrony danych osobowych w rekrutacji

• Branża rekrutacyjna bierze RODO w swoje ręce.

• Dzięki współpracy zainteresowanych pracodawców powstanie Kodeks ochrony danych osobowych w rekrutacji.

• W kodeksie podmioty z branży rekrutacyjnej mają  zyskać cenne wsparcie w prowadzeniu rekrutacji zgodnej z przepisami Rozporządzenia o ochronie danych osobowych.

Rozporządzenie ogólne w sprawie ochrony danych osobowych (RODO), które zacznie być stosowane w Polsce od 25 maja 2018 r., gruntownie modyfikuje obecny system ochrony danych osobowych. Nowe przepisy wymuszą szereg zmian w dotychczasowym podejściu do prowadzenia procesów rekrutacyjnych, w tym głównie do pozyskiwania, wykorzystywania i ochrony danych osobowych kandydatów.

Do zmian zaliczyć można np. rozszerzenie obowiązku informacyjnego względem kandydatów, poszerzenie zakresu praw kandydatów w dostępie do swoich danych oraz nowe zasady pozyskiwania zgód na przetwarzanie danych osobowych.

Nowe przepisy niejednokrotnie wywołują niepokój u rekrutujących, a także generują wiele pytań po stronie pracodawców, dotyczących tego, jak prawidłowo rekrutować, aby nie narażać się na dotkliwe sankcje.

Rozporządzenie umożliwia uściślanie przepisów w ramach branży RODO i oparte jest o system tzw. risk based approach, wymagający identyfikacji ryzyk i wdrożenia adekwatnych środków. Jednocześnie nie uściśla tych środków, pozostawiając w tym zakresie swobodę.

- Rozporządzenie zawiera jedynie ogólne wytyczne, które nie precyzują szczegółowych mechanizmów ochrony danych osobowych w poszczególnych branżach czy sektorach. Stąd wiele wątpliwości i obaw po stronie podmiotów w branży rekrutacyjnej – tłumaczy dr Mirosław Gumularz, radca prawny z GKK Gumularz Kozieł Kozik Radcowie Prawni.

W przepisach RODO przewidziano jednak możliwość stworzenia kodeksów postępowania dla poszczególnych branż, których celem jest doprecyzowanie postanowień rozporządzenia, szczególnie w zakresie rekomendacji środków technicznych i organizacyjnych służących realizacji wymogów RODO np. w zakresie bezpieczeństwa danych.

Co ważne, zgodnie z RODO stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania będzie istotnym elementem dla stwierdzenia przestrzegania przez administratora ciążących na nim obowiązków.

Wsparcie podmiotów w branży rekrutacyjnej

Zbliżające się zmiany sprawiły, że spółki z Grupy Pracuj tj. czołowy serwis pracy – Pracuj.pl oraz eRecruiter przy współpracy z GKK Gumularz Kozieł Kozik Radcowie Prawni (partner merytoryczny) postanowiły udzielić wsparcia podmiotom branży rekrutacyjnej i opracować „Kodeks ochrony danych osobowych w rekrutacji”.

Jak mówi Rafał Nachyna, dyrektor zarządzający Pracuj.pl:

- Zmiany prawa, z którymi przyjdzie się zmierzyć wszystkim podmiotom związanym z rekrutacją pracowników, wywołują obecnie niemało emocji. Jesteśmy zdania, że wpłyną one pozytywnie na jakość i bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych, ale żeby tak się stało, trzeba się odpowiednio przygotować. Jako lider na rynku usług rekrutacyjnych poczuliśmy się w obowiązku odpowiedzieć na potrzeby rekrutujących, w tym również naszych klientów i zainicjować dyskusję o podstawach działania w nowych realiach prawnych. Jesteśmy przekonani, że powstanie kodeks dobrych praktyk, który będzie wsparciem dla osób rekrutujących.

- Naszym celem jest wypracowanie dokumentu, który zidentyfikuje najistotniejsze problemy związane z przetwarzaniem danych osobowych na etapie rekrutacji i określi ich dozwolone ramy w obrębie regulacji ochrony danych osobowych. Mając na uwadze realia prowadzenia procesów rekrutacyjnych na polskim rynku chcemy, aby powstający kodeks uwzględniał także nowoczesne metody rekrutacji związane m.in. z wykorzystaniem profilowania czy biometrii, które w obecnej sytuacji również wywołują wiele emocji po stronie rekrutujących – dodaje Adam Wielebski, Dyrektor Sprzedaży w eRecruiter.

Zamierzonym efektem prac będzie zatwierdzenie dokumentu przez GIODO, co potwierdzi rangę prawną dokumentu.

Każdy ma szansę uczestniczyć w projekcie

Inicjatorom prac nad kodeksem zależy, aby dokument był efektem pracy szeroko rozumianej branży rekrutacyjnej, dlatego zachęcają do współpracy różne grupy zainteresowanych podmiotów. Zarówno organizacje zrzeszające przedsiębiorców – pracodawców, w tym w ramach branży rekrutacyjnej (fundacje, stowarzyszenia, etc.), jak i indywidualne osoby – specjalistów branży rekrutacyjnej – zainteresowane tworzeniem „konstytucji dla branży rekrutacji”.

Pierwsze spotkanie robocze planowane jest już w styczniu 2018 roku. Celem spotkania będzie określenie ram współpracy branży rekrutacji, stworzenie grup roboczych oraz harmonogramu prac. Wszystkie osoby zainteresowane wzięciem udziału w opracowywaniu tego dokumentu lub chcące monitorować postęp prac nad kodeksem, mogą zgłosić się za pośrednictwem strony www.RODOwrekrutacji.pl. Informacje o postępach prac będą systematycznie publikowane na stronie.

Trudności z rekrutacją

Coraz więcej firm boryka się z trudnościami ze znalezieniem i zatrzymaniem wykwalifikowanych pracowników. Problem ten dotyka ok 34 proc. firm w Unii Europejskiej. Z raportu International Business Report firmy Grant Thornton, w którym przebadano 33 kraje wynika, że tylko Japonia ma większą trudność w pozyskaniu pracowników (76 proc.) niż Polska.

Aż 60 proc. średnich i dużych firm w Polsce deklaruje, że ma „duży” bądź „bardzo duży” problem z rekrutacją pracowników. 

Dla porównania kwartał wcześniej odsetek ten wynosił 46 proc., rok temu – 32 proc., a dwa lata temu – 20 proc.

Z ogólnodostępnych danych wynika, że Polska jest jednym z krajów, w których niedobór pracowników jest najbardziej widoczny.

- Polscy przedsiębiorcy dość późno dostrzegli, że brak wykwalifikowanej kadry ma realny wpływ na ich wynik finansowy i cały biznes. Firmy zaczynają walczyć o pracowników, ale to dopiero początek zmian. Część z instytucji zaczęła budować wizerunek przyjaznego miejsca pracy na zewnątrz organizacji. Tymczasem skuteczne działania employer brandingowe obejmują szereg obszarów oraz narzędzi – także wewnętrznych - które powinny być przemyślane i dopasowane do strategii całego przedsiębiorstwa  - podkreśla Michał Młynarczyk.

Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl