Gonny Vink schreef het boek Leidinggeven op afstand (2019) en adviseert organisaties over meegaan in het digitale tijdperk. ,,De een vindt thuiswerken ingewikkeld, de ander heeft meer rust en aandacht. Dat ligt deels aan je thuisomstandigheden en persoonlijkheid.’’

Mujibor de Graaf is directeur van Viadesk, een bedrijf dat digitale platforms aanbiedt voor bedrijven om online samen te werken en kennis te delen. ,,Ik merk juist dat onze werknemers nu ze thuis werken meer contact zoeken met elkaar én productiever zijn geworden.’’

Maar wie merkt hoe hard je werkt, als niemand je ziet? Met deze tips maak je een goede indruk op leidinggevenden en collega’s.

1. Wees zichtbaar

De Graaf: ,,Zet je schroom opzij en klop op de deur, via Skype bijvoorbeeld. Laat even weten hoe het gaat. Lukt het allemaal? Geef een actieve update. Qua werkzaamheden ga ik ervan uit dat ik een update krijg als iemand ergens tegenaan loopt. Ik videobel werknemers daarnaast zelf om te vragen hoe het persoonlijk gaat.’’

Belt je leidinggevende nooit en voel je niet de ruimte om ‘zomaar’ te bellen? Vink: ,,Geen vraag is dom en fouten maken mag. Of probeer vragen op te sparen en bel een keer in de week.’’

2. Maak werkafspraken

De Graaf: ,,Maak bijvoorbeeld afspraken over je bereikbaarheid. Sommige collega’s gaven aan dat ze het gevoel hadden dat ze continu online moesten zijn. Wij hebben toen gezegd: bepaal je eigen werkritme. Enige afstemming is nodig, alléén avonden werken kan dus niet. Maar belt iemand net in je pauze, bel dan later terug.’’

Vink: ,,Als je op afstand werkt is een week- of dagstart handig om taken binnen het team slim te verdelen. Wij gebruiken ‘lpg’: iedereen vertelt kort wat ze afgelopen week leerden, over de planning en hun gezondheid. Zijn de kinderen thuis, heb je aangepaste werktijden? Geef het aan, zo creëer je duidelijkheid. Wij bellen dertig minuten en alle zeventien collega’s komen aan bod. Ze haken in op elkaar waar mogelijk, en bieden bijvoorbeeld aan een collega nog even persoonlijk te bellen en mee te denken.’’

3. Werk transparant

De Graaf: ,,Wij werken nu nóg meer samen in projecten. Zo blijf je beter op de hoogte van elkaar. Een platform om documenten of ontwerpen te delen en te reageren kan hierbij heel handig zijn. Zo zie je direct waar iedereen mee bezig is.’’

Vink: ,,Sommige mensen zijn al gewend documenten of concepten te delen. Transparantie is echt essentieel, om gemakkelijk samen te werken en elkaar optimaal te bereiken.’’

4. Ontwikkel online vaardigheden

Vink: ,,Kies het juiste digitale middel per situatie. Mailen is nogal formeel. Gebruik eens de chat om iets te vragen aan één collega of in de groep te gooien. ‘Heb je mijn document gezien, kun je dit nalezen?’ Soms kun je meteen even videobellen en dingen verder uitdenken.’’

De Graaf: ,,We gebruiken dagelijks onze eigen tools om samen te werken. Daarnaast zijn er talloze apps om bijvoorbeeld te vergaderen. Zorg dat je daar vertrouwd en flexibel mee bent.’’

5. Voel je niet schuldig

De Graaf: ,,Wat je vooral niet moet doen? Alleen maar werken. Neem tijd om te ontspannen, juist nu.’’

Vink: ,,Medewerkers hebben de neiging te overcompenseren als ze thuiswerken. Neem jezelf daartegen in bescherming, misschien kan je leidinggevende dat doen.’’