Como funcionar con GTD cuando tus listas no paran de crecer

La cantidad y amplitud de tus responsabilidades llega a marear.

Tienes el trabajo, la familia, los amigos y las obligaciones personales. Obviamente, todos esos campos son relevantes y tienen un valor individual. Y, honestamente, parece que cuanto más consigues, más tareas adicionales se van amontonando.

La productividad y la satisfacción personal, dos de tus objetivos principales, se disipan ante el peso de las constantes listas de tareas interminables. Además, simultáneamente y acaparando tu atención, cosas que necesitan hacerse rápido se transforman en un inquietante estrés y una distracción constante.

David Allen trata este escenario, cada vez más frecuente, en su libro Organízate con Eficacia. Su metodología para una productividad sin estrés se enfoca en cambiar hábitos personales e implementar rutinas. Como con cualquier cosa, una vez que empieces a implementar estos pasos con convicción, pronto se convertirán en hábito.

1. Saca las cosas de la cabeza. Como si fueran niños detrás de un balón, los pensamientos sobre cómo, cuándo y el qué necesita hacerse dan vueltas en tu cabeza hasta que encuentras un sitio seguro donde de dejarlos registrados. Listas escritas, apps, cuadernos o carpetas, se trata simplemente de encontrar la herramienta perfecta para ti.

Como es obvio, el mayor reto es parar los pensamientos y escribir todo lo que necesitas hacer según vas pensando en ello. Ahora no es momento de considerar la importancia de cada cosa, priorizar ni organizar. Lo que pretende este paso es purgar, así de sencillo. Te sorprenderás de hasta qué punto sacar todo de la cabeza puede ayudar a tu mente a relajarse.

2. Divide las listas. Aunque GTD se enfoca y le da importancia a la interconectividad de varias responsabilidades, es de mucha utilidad dividir tus listas iniciales en diferentes áreas de tu vida. El trabajo, los hijos, a lo mejor cuidar de familiares o amigos, tu comunidad, trabajo personal. Separar las distintas áreas hace que ninguna de ella pase desapercibida y por tanto se haga todo lo que en ella se contiene.

3. Priorizar y equilibrar. Es el paso natural tras el anterior, es el momento en el que se necesitan alinear las tareas con los objetivos, la visión y la responsabilidad. No tendrás ni el tiempo ni la energía para hacer todo lo de tus listas — nadie puede. Pero sabrás cual de las tareas no es negociable, y tu cabeza, ahora relajada, podrá encontrar tiempos para completarlas.

En vez de crecer de manera horizontal, ahora tus listas se convierten en una progresión vertical. Una que está en sincronía con cada uno de tus objetivos y propósito. Las tareas inmediatas se convierten en evidentes y los proyectos futuros permanecen guardados a buen recaudo.

4. Escribe objetivos que puedan cumplirse y llamen a la acción. Lo que esto quiere decir es que mantengas las cosas tan específicas como puedas y uses un vocabulario dinámico. Es de mucha ayuda que las tareas se mantengan simples, definidas y manejables. En vez de “Buscar una guardería para Tommy” por ejemplo, intenta dividirlo en pasos. “Investigar las críticas de las guarderías locales” es claro, conciso y tiene un punto de partida fácil de conseguir, que hace que sea mucho más fácil el objetivo, que al fin y al cabo, es completar la tarea.

Incluye en tus listas de tareas cualquier información adicional necesaria para completar cada tarea, como números de teléfono, direcciones en el mapa y nombres de contactos.

5. Dejar actuar al contexto. Uno de los aspectos más prácticos de GTD es el énfasis en los cambios de contexto. Las situaciones cambian, muchas veces de manera impredecible, haciendo necesario modificar los objetivos inmediatos y su marco temporal.

Con este sistema, estos cambios no hacen que se eche por tierra el equilibrio global de la organización. Acciones inmediatas previas simplemente se convierten en futuros proyectos o se delegan tras el cambio de prioridades. Nuevas obligaciones que dependen del tiempo se incorporan sin crear mucha perturbación. Al final, la seguridad de estar preparado para todo te da un sentimiento de seguridad incluso en tiempos impredecibles.

Imagina lo muy feliz y productivo que puedes llegar a ser con una cabeza despejada y relajada. No pruebes solo uno de los pasos, haz que funcione!