W życiu każdego mikroprzedsiębiorstwa czy start-upu przychodzi taki moment, w którym trzeba się przesiąść z excelowych faktur i rozliczeń w arkuszu kalkulacyjnym na coś poważniejszego - coś, co pozwoli nam zachować porządek w dokumentach.
Dziś tego typu system i aplikacje to głównie SaaS dostępny online, pamiętam jednak, że jeszcze nie tak dawno, aby dostać taki komplet usług trzeba było instalować dość skomplikowane oprogramowanie na PC. Sam na początku mojej zawodowej drogi dokładnie tym się zajmowałem - wsparciem i instalacją programów magazynowo-księgowych firmy CDN, która ściśle współpracowała, a potem została również przejęta przez Comarch.
To cię zainteresuje Volkswagen Golf VII FL – jeszcze bardziej intuicyjny i ergonomicznyRouter Netgear WiFi Smart R6800, czyli sposób na sieć bezprzewodową w dużych domach [konkurs]
Dziś moja historia zatoczyła koło, bo poproszono mnie o przetestowanie systemu Comarch ERP XT pod kątem potrzeb małej firmy, takiej jak moja. Wiadomo, że nawet mikroprzedsiębiorstwo ma swoje stałe potrzebny - fakturowanie, księgowość, płace. Te elementy są stałe, niezależnie od tego, jaki rodzaj działalności gospodarczej się prowadzi.
Zacznijmy więc od wybrania pakietu. Do dyspozycji mamy moduły Księgowość, Faktury, Magazyn w różnych kombinacjach i pakietach. Za najdroższy pakiet zapłacimy 54 zł miesięcznie dla jednego użytkownika, najtańszy zestaw (sam moduł fakturowania) to 10 zł miesięcznie. Kwoty jak widać są na tyle przystępne, aby nie stanowiły bariery nawet dla mikroprzedsiębiorstwa. Warto też dodać, że Comarch ERP XT posiada też wersję francuską i niemiecką i jest lokalizowany na te rynki.
To, co dla mnie w tego typu systemach online jest najważniejsze, to łatwość i intuicyjność obsługi. Szczególnie, że mówimy tutaj o dość prostych procesach związanych z fakturowaniem oraz prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów. Im bardziej przyjazny interfejs, tym mniej problemów dla użytkownika.
Czytaj dalej poniżej
Jak pracuje się z Comarch ERP XT?
Zaczyna się bardzo prosto. Mamy dość czytelny ekran główny z wyróżnionymi głównymi obszarami działań. Do tego na środku widzimy kafle rodem z windowsów ze skrótami do głównych akcji, takich jak nowa faktura, nowy kontrahent czy nowy produkt. I to jest dla mnie ok, większość klientów ERP XT zapewne na co dzień korzysta z windowsów i taki interfejs może być dla nich łatwiejszy do zrozumienia. Mnie estetycznie nie do końca ta forma przekonuje - ale ważne, że jest dla większości zrozumiała
Zanim jednak rzucimy się w wir fakturowania, warto zacząć od ustawień i podania podstawowych danych swojej firmy, kont bankowych itp. Poza tym z ciekawych i moim zdaniem potrzebnych opcji należy zwrócić uwagę na:
- Możliwość stworzenia własnego layoutu faktury - ja preferuję dokumenty przejrzyste i czytelne, i dzięki temu edytorowi możemy taki uzyskać (łącznie z własnym logiem itp.)
- Możliwość zdefiniowania własnych form płatności łącznie z terminami - wygodne, kiedy regularnie korzystam z niestandardowych terminów.
- Możliwość zredagowania treści maila jaki wysyłamy do kontrahenta wraz z fakturą VAT.
- Możliwość importu danych - wprawdzie przygotowanie pliku wsadowego wymaga trochę pracy, ale dzięki temu możemy zaoszczędzić sporo czasu związanego z przeklepywaniem danych z naszego excela czy innego systemu fakturowo-księgowego.
- Drukarka fiskalna - system obsługuje również sprzedaż paragonową i integruje się z drukarkami fiskalnymi. To bardzo ważny element dla każdej firmy prowadzącej sprzedaż detaliczną.
Pozostałe ustawienia są raczej standardowe dla tego typu programów, dlatego nie będę was zamęczał ich opisywaniem.
Po wstępnej konfiguracji naszego systemu i podaniu podstawowych danych możemy przejść do wystawiania faktur.
Fakturowanie
Dla mnie najważniejsza jest ciągłość procesu, szczególnie kiedy zaczynamy pracę z nowym systemem. Nie przepadam za rozwiązaniami, w których najpierw trzeba zdefiniować osobno kontrahenta i produkt, a potem dopiero wystawić FV. W Comarch ERP XT na szczęście rozwiązano to z głową. Zarówno kontrahenta, jak i towar, możemy dodać podczas wystawiania faktury VAT. Przy czym dla obu rzeczy jest to błyskawiczne. Kontrahenta zakładamy poprzez podanie numeru NIP (reszta danych zaczytywana jest z baz GUS). To samo tyczy się towaru. Wystawienie faktury nawet bez zdefiniowanego odbiorcy i towaru jest więc bardzo szybkie - i takie powinno być.
Oczywiście możemy wystawić fakturę, podając kwotę netto lub brutto, przyznać rabaty na poziomie linii zamówienia lub dla totalu itp. Wszystko to jest dość oczywistymi funkcjonalnościami dla takiego systemu.
To, na co trzeba zwrócić uwagę, to dwa statusy zapisywania faktury. Możemy bowiem zapisać naszą fakturę z możliwością późniejszej edycji lub użyć “zatwierdzania na stałe”, po którym będzie można już tylko anulować fakturę lub wystawić korektę. Zaraz po wystawieniu faktury możemy też wysłać ją do naszego kontrahenta mailem prosto z programu. Bardzo pożyteczna opcja skracająca nam czas pracy z fakturami.
Poza tymi możliwościami możemy oczywiście wystawiać też faktury proforma, korekty itp. Mając natomiast dużą liczbę faktur i chcąc kontrolować terminy płatności, docenimy opcję zaznaczania, że dana faktura jest zapłacona całkowicie czy częściowo. Dzięki temu potem na ekranie z listą faktur będzie w stanie bardzo łatwo wyfiltrować dłużników czy faktury czekające na płatność.
Jest więc prosto i szybko. Czego brakuje do tego, aby było idealnie? Przede wszystkim dość trudno jest na początku znaleźć opcję wystawiania faktury korygującej. Schowana jest ona w prawym bocznym rozwijanym menu. Na liście faktur nie jest też jasno zaznaczone, czy do danego dokumentu jest korekta. Ostatnia rzecz jakiej mi brakuje to możliwość dodania komentarza do całej faktury. Jedyna możliwością dodania dodatkowej informacji jest pole „Opis” na linii faktury.
Warto też popracować nad poruszaniem się między polami edytowalnymi na dokumencie za pomocą przycisku TAB na klawiaturze. Nie zawsze to działa, mimo iż kursor mam już na polu edycji.
Faktury inne
Jeśli chcemy w pełni skorzystać z możliwości prowadzenia księgi przychodów i rozchodów musimy zadbać o to, aby również faktury rozchodowe znalazły się w naszym systemie. W Comarch ERP XT możemy rejestrować dodatkowo faktury zakupowe, zamówienia u dostawców. Proces tworzenia tego typu dokumentów jest analogiczny jak w przypadku faktur sprzedażowych.
Księgowość
Nie jestem specjalistą od księgowości - przy spółce z o.o. zajmuje się tym zawodowy księgowy. Każdy natomiast, kto prowadzi zwykłą księgę przychodów i rozchodów, będzie mógł ją w pełni prowadzić w systemie Comarch ERP XT.
W ramach księgowości mamy dostępne takie elementy jak rejestr zakupów i rejestr sprzedaży. Oba raporty budowane są oczywiście na bazie wprowadzanych przez nas danych, dlatego należy podejść do wszystkich dokumentów z odpowiednią skrupulatnością, aby wyniki zestawień były prawidłowe. Warto też zwrócić uwagę na możliwość filtrowania dokumentów. Praktycznie w każdej liście z dokumentami możemy łatwo wyszukać dokumenty za dany miesiąc, dokumenty nieopłacone, czy te które kwalifikują się do VAT7.
System umożliwia nam też przygotowanie deklaracji VAT, którą możemy wysłać drogą elektroniczną do systemu e-deklaracji. Mamy też możliwość przesyłania i eksportu danych z naszego systemu w postaci plików JPK lub tabel excelowych czyli plików XML. To wszystko jest bardzo przydatne w momencie raportowania danych do urzędów skarbowych lub przesyłania danych do księgowego.
W rozdziale księgowość system pozwala nam też prowadzić zestawienie pracowników i generować płace. Bardzo pomocne narzędzie, szczególnie kiedy firma się rozwija i przybywa ludzi do pracy.
Oprócz wyżej opisanych elementów mamy również możliwość przeprowadzania w firmie inwentaryzacji czy monitorowania i raportowania środków trwałych.
Raportowanie
To, co na pewno doceni w systemie Comarch każdy przedsiębiorca, to proste i szybkie raportowanie dzięki narzędziu które nazywa się Comarch BI Point. Możemy w nim zdefiniować własne raporty lub też skorzystać ze standardowych zestawień.
W przypadku raportów standardowych mamy do dyspozycji Dashboard sprzedaży, trendy sprzedaży, analizę kontrahentów, analizę struktury wiekowej należności i inne. Możemy więc bardzo szybko obejrzeć, które produkty cieszą się największym powodzeniem, top listę naszych najlepszych klientów czy podsumowanie całego miesiąca, jeśli chodzi o sprzedaż. Dla mnie, jak i dla wielu przedsiębiorców w Polsce, ważnym elementem biznesu jest czuwanie nad terminowymi płatnościami - do tego też mamy bardzo fajny raport monitorujący sytuację. Powiem szczerze, że raportowanie w tym systemie jest jedną z jego największych zalet, które mnie do niego przekonują.
Mobile
Dziś bez wersji mobilnej żadna aplikacja SaaS nie ma prawa egzystować na rynku. W przypadku Comarch ERP XT mamy do dyspozycji mobilne aplikacje na systemy iOS oraz Android. Sprawdziłem jak działa aplikacja na Androida i nie mam żadnych zastrzeżeń. Z poziomu aplikacji możemy dodawać produkty, kontrahentów, wystawiać fakturę a nawet przeglądać rejestry zakupów i sprzedaży, czyli wszystkie podstawowe funkcje usługi mamy dostępne.
To natomiast czego nie ma, a moim zdaniem bardzo by się przydało, to możliwość przeglądania raportów i dostęp do naszych sprzedażowych dashboardów. Mając już ciut większą organizację, gdzie mamy osobę zajmującą się fakturami, moglibyśmy skupić się na mobile’u na podglądzie rosnących wyników sprzedaży.
W przypadku aplikacji na IOS mamy też dodatkowe usprawnienia takie jak powiadomienia o terminach podatkowych (każdemu, nawet po latach prowadzenia działalności gospodarczej, zdarza się przegapić jakiś termin). Dodatkowo na iOS mamy przejrzyste kategoryzowanie faktur na zapłacone, niezapłacone ze wskazanym terminem płatności. Natomiast dla posiadaczy Apple Watch jest też miła niespodzianka w postaci powiadomień bezpośrednio na zegarku.
Praca i współpraca
Mając firmę, która się rozwija, z czasem zaczynamy pracować nad księgowością i fakturami w kilka osób. Wpuszczenie więc do systemu księgowego czy osoby odpowiedzialnej za wystawianie faktur jest niezbędne. Jak to wygląda w Comarch ERP XT?
Możemy dodać nową osobę do naszej firmy, ale niestety musimy wykupić dla niej pakiet. Dla przykładu, kiedy chcemy dodać pracownika odpowiedzialnego za wystawianie faktur, to musimy dla niego wykupić moduł fakturowy. Jeśli natomiast chcemy dodać księgowego, to również musimy wykupić mu odpowiedni dostęp. Dodatkowo uprawnienia tych osób są ograniczane poprzez wykupione pakiety. Nie jest to moim zdaniem najlepsze rozwiązanie - nie chodzi tutaj tylko o pieniądze, ale również o sam poziom dostępu do aplikacji. W systemach konkurencyjnych dla przykładu - dostęp księgowego do faktur jest darmowy. Ułatwia to współpracę z księgowością. W systemie Comarchu możemy wprawdzie zamówić usługi księgowych, których system już jest zintegrowany z naszym, ale to jest opcja dla firm, które dopiero zaczynają i nie mają jeszcze własnego księgowego.
Podsumowując Comarch ERP XT
System spełnia moje oczekiwania, jeśli chodzi o wygodę i szybkość pracy. Interfejs jest przejrzysty i nie powoduje wątpliwości co do tego, co i gdzie musimy teraz zrobić. Pomimo dość obszernej funkcjonalności praca z systemem nie wymaga ani szkolenia, ani specjalnego zagłębiania się w manual. Doceniam też możliwość zaimportowania danych z innego systemu - w momencie przesiadki ta opcja jest kluczowa.
Kluczowym elementem przekonującym mnie do systemu Comarchu jest natomiast system raportowania, który może znacząco ułatwić pracę. Szybki dostęp do informacji o dłużnikach, trendach w sprzedaży, top produktach i możliwość budowania własnych raportów to z pewnością coś, co wyróżnia to rozwiązanie. W przypadku gdyby natomiast nasza organizacja dynamicznie się rozrastała możemy łatwo przejść z wszystkim naszymi dokumentami do systemu Comarch ERP Optima przeznaczonego dla małych i średnich przedsiębiorstw (znajdziemy tam min. obsługę pełnej księgowości). System dostępny jest zarówno w wersji do instalacji na komputerze jak również w chmurze.
Nie ma jednak róży bez kolców. Główne zastrzeżenie, jakie mam do systemu, to przede wszystkim zapraszanie do współpracy innych pracowników - za to zapłacimy dodatkowo. Do tego problematyczne może być ustawienie odpowiedniego poziomu uprawnień.
Kolejna rzecz, którą należałoby poprawić to brak raportu (mając wykupioną tę usługę) w wersji mobilnej. Bardzo by się przydały tym bardziej, że jak wspomniałem są one wyróżnikiem tego rozwiązania.
Przyczepiłbym się też do paru rozwiązań, jeśli chodzi o faktury korygujące - opcja ukryta w menu, widoczność faktur korygujących na liście faktur czy też oznaczenie, że do danego dokumentu jest korekta. Te elementy interfejsu były dla mnie niejasne.
Podsumowując, uważam, że za relatywnie nieduże pieniądze Comarch oferuje porządne narzędzie dla mikroprzedsiębiorstw. Wybór takiego narzędzia szczególnie na początkowym etapie rozwoju firmy jest ważny, bo może ono ułatwić lub utrudnić prowadzenie działalności. Polecam więc każdemu przed podjęciem decyzji osobiście przetestować taki system.
Strona programu: www.erpxt.pl
PS. Wszystkie dane pokazane na powyższych screenach to oczywiście tylko dane przykładowe.
-
Artykuł powstał we współpracy z firmą Comarch
Hej, jesteśmy na Google News - Obserwuj to, co ważne w techu
