Quatre principes pour révéler le héros du numérique qui se cache en chaque collaborateur

Ces leaders de la transformation à tous les niveaux façonnent les stratégies numériques de leur organisation, identifient les processus à numériser, sont à l’origine de mises en œuvre réussies et défendent leur adoption dans toute l’entreprise. Une telle transformation est non seulement bénéfique pour l’organisation, mais aussi pour ses collaborateurs, lesquels bénéficient de parcours professionnels accélérés grâce aux résultats de leurs efforts.

Afin d’aider les héros du numérique, confirmés ou en devenir, à comprendre et à articuler la valeur de la numérisation dans chacun des domaines de l’entreprise, et à être en mesure de conseiller leurs collègues pour le faire, voici quelques principes à respecter. Principes que chacun pourra appliquer sans pour autant être doté de super pouvoirs !

Principe 1 : Satisfaire ses clients

Dans l’économie concurrentielle actuelle, les entreprises se doivent de fidéliser au mieux leurs clients, interagir avec ces derniers dans le but de se démarquer au mieux de leurs concurrents et de leur apporter une satisfaction toujours plus haute. La numérisation permet naturellement la simplification des échanges, apporte une rapidité accrue de la signature des contrats, et offre la possibilité de signer des documents sans aucune contrainte de temps et de mobilité.

Outre cette interaction rapide, élément clé de la satisfaction client, la numérisation des documents répond également à une demande croissante des entreprises, concernant le respect des obligations d’accessibilité et de non-discrimination. À cet effet, les contrats numérisés sont désormais équipés de la technologie vocale.

Principe 2 : Développer son entreprise

La satisfaction client demeure un élément clé dans chaque entreprise, toutefois, tous les éléments vecteurs de croissance doivent être pris en considération, et la transformation numérique en fait intégralement partie. De ce fait, la numérisation dans les sociétés répond à un besoin essentiel des dirigeants, à savoir la hausse des capacités de vente sans qu’ils aient à recourir à une main-d’œuvre supplémentaire. 

L’automatisation des tâches telles que la préparation des documents et les relances offre un gain de temps aux commerciaux qui peuvent se concentrer sur leurs ventes, et non plus les démarches administratives. Les héros du numérique deviennent rapidement indispensables dans chaque entité qui souhaite faire gagner du temps à ses collaborateurs et leur apporter vision et clarté sur leur travail.

Par ailleurs, les services commerciaux voient souvent dans la numérisation des processus de vente une véritable aubaine, puisque celle-ci va permettre une accélération des cycles de vente et au final une amélioration des taux de réussite. Par voie de conséquence directe, en engageant ses clients plus rapidement, l’entreprise améliore ses chances d’atteindre ses objectifs et commence à gérer ses actifs plus rapidement.

Principe 3 : Réduire ses coûts

La réduction des coûts anticipés est généralement la pièce maîtresse à partir de laquelle les héros du numérique établissent leurs analyses de rentabilité. À titre d’exemple et en moyenne, les entreprises qui numérisent leurs contrats réalisent des économies sur les dépenses essentielles s’élevant à plus de 31 € par document. En multipliant ce chiffre par des milliers, voire des millions de documents par an, les économies constatées ne sont pas négligeables. Les économies liées à la productivité des collaborateurs doivent également être prises en considération, d’autant plus qu’elles s’inscrivent directement dans la volonté de la majorité des chefs d’entreprise.

La numérisation se traduit tout naturellement par un gain d’efficacité. Les collaborateurs peuvent vérifier instantanément la disponibilité d’un produit et conclure l’affaire, les Ressources humaines peuvent, quant à elles, échanger directement avec de nouveaux collaborateurs et simplifier leur intégration dans l’entreprise.

Principe 4 : Augmenter la sécurité

Toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activités, doivent obéir à des exigences de conformité. Ainsi, la numérisation des contrats va aider à structurer les flux de travail afin que les documents soient acheminés à tous les signataires et approbateurs et leur offre dès lors un meilleur contrôle. Un avantage notable rencontré dans les entreprises est l’accessibilité des accords numérisés à quiconque en a l’autorisation, et ce au moment opportun. Une meilleure accessibilité aux documents est synonyme de processus d’affaires plus fluides, d’une meilleure conservation des documents et d’une réduction des charges d’audit.

Il est également important que les héros du numérique comprennent les exigences gouvernementales qui s’appliquent là où ils opèrent et s’assurent que leurs solutions respectent ou dépassent toutes les exigences juridiques. Même lorsque la conformité ne l’exige pas, il est nécessaire de respecter les plus hauts niveaux de sécurité possibles. En effet, les contrats contiennent des informations sensibles concernant les clients et il est essentiel d’en protéger la confidentialité. Enfin, les contrats numériques sont plus sûrs que les documents papier, avec des niveaux plus élevés d’authentification, de chiffrement et de pistes de vérification recevables et inviolables.

Pour réussir en tant que héros du numérique, il est nécessaire d’identifier des solutions pour lesquelles des démonstrations de faisabilité peuvent être mises en œuvre rapidement et facilement, sans être encombré par des implémentations complexes. Les héros du numérique doivent comprendre la justification opérationnelle et exprimer leurs arguments pour la numérisation des contrats. Il faudra aussi prouver la valeur de ces solutions : en les associant à des engagements rapides