Gestión de flotas de vehículos

Gestion de flotas, con la aplicación Parkimeter puedes ahorrar dinero para tu empresa aparcando rápido y de una forma sencilla

04 enero 2017

Una correcta gestión de flotas de vehículos puede influir muy positivamente en la organización de una empresa. Una buena programación de todas las rutas a cubrir, una optimización de los tiempos, una correcta elección del tipo de combustible y el lugar de repostaje del mismo.

Los sitios de parada y situación para la labor a desempeñar pueden hacer que la factura y, en general, la actividad transcurra con la mayor eficiencia posible en tiempo y rentabilidad.

Conocer tu flota

En primer lugar, como gestores de flota hay que conocer perfectamente la dotación de la misma, así como sus distintas posibilidades y hándicaps. Es necesario conocer si se trata con vehículos pesados o ligeros, carros industriales o camiones y qué tipo de combustible necesitan.

Esto permitirá desarrollar un plan de gestión para un perfecto control de flotas. Sin embargo, dentro del plan que hay que aplicar para el control de todos los miembros de una flota (incluyendo al personal, además de equipos de transporte) hay múltiples factores que simultáneamente se deben aprender a gestionar.

Profesionales de la gestion de flotas

Es importante tener una vocación previsora. Prevenir es curar en la gestion de flotas de vehiculos y, por lo mismo, es importante conocer qué aspectos mecánicos tiene cada uno de los vehículos como específicos.

Controlar continuamente su kilometraje, vigilar su puesta a punto y el estado de todas sus piezas, o asegurarse de que se cumplan correctamente todos los plazos es, no solo una forma de velar por la parte legal que repercute sobre el negocio, sino, asimismo, garantizar una buena seguridad y un perfecto funcionamiento de toda la actividad de la flota y sus profesionales.

Se recomienda, en este sentido, hacer partícipe a todo el equipo de operarios de dichas precauciones para que aprendan a tenerlas en cuenta e, incluso, subsanar aquellas que estén dentro de sus posibilidades. Una tabla de kilometraje o un cuadrante sobre los tiempos de conducción, pueden facilitar las cosas al establecer un registro adecuado de toda la actividad y su estado.

La tecnología a nuestro servicio

Los sistemas de posicionamiento global (GPS) se han mostrado desde su aparición como un aliado incontestable para el control de flotas. Una forma pormenorizada de conocer el trascurso de las distintas jornadas de cada uno de los vehículos, los hábitos de conducción de cada operario o la optimización de las rutas son algunos de los detalles que gracias a este sistema se pueden conocer.

Igualmente, se permite hacer un cálculo preciso de cuáles son las necesidades específicas para el aprovisionamiento de la actividad o cuáles son los puntos que, con mayor frecuencia se recorre.

Sobra decir que en la gestion de flotas de vehiculos el GPS ha permitido profesionalizar dicha tarea hasta unos puntos antes no imaginados. Es precisamente por esto por lo que, desde su aparición, la gestion de flotas cuenta tanto para cada negocio.

Por esta razón, en temas esenciales como el ahorro de combustible, la tecnología juega a favor del ciudadano. Otras prácticas tales como ahorrar energía evitando usar a bordo los sistemas de aclimatación, si no es necesario, o una parada completa del motor, por pequeño que sea el tiempo de parada, pueden optimizar enormemente los resultados de todo el conjunto.

Un software de gestión de flota adaptado

Sin embargo, nada ayudará tanto en la labor como contar con un buen software para la organización y el control de flotas. Actualmente, se cuenta con una gran oferta de programas que pueden servir como herramienta para mejorar la capacidad organizativa, y es crucial conocer y elegir el que mejor se ajuste a cada necesidad. Si la actividad se centra en alguna especialidad que requiera una intervención urgente, en lugar de una organización correctamente ordenada de los puntos de distribución, por ejemplo, es interesante adecuar el software para una intervención rápida que garantice que se pueda estar en condiciones de intervenir antes que nadie. Para lo segundo, es mejor un software especializado en una geolocalización más detallada y actualizada.

Gestión de flota en tiempo real

En cualquiera de los casos, la posibilidad y el buen uso del factor tiempo real son dos aspectos cruciales. Con este propósito, se cuenta también con el seguimiento del vehículo. Otra de las cartas que se juegan es la del chip de potencia; su instalación permitirá ajustar el tipo de uso que recibe el motor en función de la tarea que vaya a desempeñar, consiguiendo evitar fugas de optimización y una mayor durabilidad de todas las piezas que lo integran.

Desde los neumáticos.

De entre todas las piezas, los neumáticos son, con toda seguridad, las que más satisfacciones o quebraderos de cabeza pueden dar. Para ilustrar el caso, hay que tener en cuenta que, según las estadísticas de las propias empresas de neumáticos, la media de los neumáticos de los vehículos se retiran con 4,8 mm de goma cuando el límite (dependiendo del modelo y los consejos del fabricante) son entre 1 y 2 mm. Esto supone una diferencia de 3 mm aproximadamente que, sin embargo, repercuten en 15.000 y 20.000 kilómetros menos de conducción.

Se puede imaginar cuál será el impacto de desperdiciar tal cantidad de kilómetros útiles si somos capaces de hacer una buena previsión y una buena gestion de vehiculos de nuestra flota. Si no es así, se debe pagar el error de gestión en la próxima factura y en el resultado de la empresa. Hasta un 15 % del potencial del neumático queda así desaprovechado, lo que quiere decir directamente un 15 % más de coste para la actividad de la flota.

¿Inflado de costes o de neumáticos?

El nivel de inflado de los neumáticos es igual de importante, ya que un neumático desinflado hace que se dé un incremento de la energía necesaria para moverlo. Un exceso de carga debido a la mala previsión de una planificación de ruta o el desconocimiento de los criterios fundamentales para optimizar la gestion de flotas de vehiculos supondrá un inconveniente añadido.

A este respecto, se cuenta con APP propuestas por los fabricantes o por empresas especializadas en el cuidado de los vehículos que pueden servir, también, para un correcto control de flotas.

Control sobre el combustible de la flota.

Según la propia DGT, un ahorro del 10% en el combustible de nuestra **gestion de flotas ** repercutirá en un 31% de beneficio para la empresa. Esta proporción varía si estamos hablando de:

• Una empresa pequeña de 5 o 6 miembros. Principalmente, distribuyan para otras empresas, donde es difícil hacer un cálculo o promedio.
• Una empresa mediana (donde el control se vuelve definitivamente más eficiente).
• Una gran empresa de distribución o, en general, que cuente con una flota bien surtida.

Si la flota es de gran tonelaje o largo recorrido, este margen del coste del combustible en la actividad de la empresa puede ser de hasta un 30%.

Control de tu flota desde el móvil.

Últimamente y gracias a la inventiva y las enormes posibilidades de los teléfonos inteligentes donde se combinan toda clase de tecnologías, es posible optimizar algunos aspectos que antes pasaban desapercibidos, como ha quedado dicho al principio de este artículo. En este sentido, aplicaciones como Parkimeter brindan la oportunidad de optimizar también esta dimensión de la gestion de flotas ​.

A su vez, de todas las cuestiones que afectan estrictamente a la flota en cuestión, es decir, a los vehículos, hay algunos aspectos que tienen que ver precisamente con esos tiempos de parada, aquellos en los que no está en marcha y sin embargo está desempeñando su función.

¿Cómo ganar tiempo y dinero con tu flota?

En efecto, en referencia al tiempo de parada o al tiempo de parking o aparcamiento. Según los últimos cálculos, hasta la friolera de 5000 euros anuales son desperdiciados por no contar con soluciones optimizadas para el tiempo de parada.

Como consecuencia del tiempo que la flota puede perder en encontrar sitio donde parar, las multas derivadas del riesgo de hacerlo en una zona indebida o de un simple descuido y las pérdidas que supone una gestión (si es buena en tiempo, y si es mala en coste) de las facturas, tickets y sanciones, aproximadamente 5000 euros al año se desperdician.

Ciertamente es una cantidad nada desdeñable que a muchos profesionales se les pasa por alto. En la gestión de flotas es una sensación increíble ver cuál es el ahorro que se hace después de haber organizado y optimizado cualquier herramienta o recurso. Es complicado, si no se cuenta con este tipo de tecnologías, darse cuenta de cuánto estamos perdiendo realmente.

Siendo transportista, la media de aparcamientos de la furgoneta es de 4 (aparcamientos) al día, es decir, unos 8 euros al día. Esto supone entre 100 y 500 euros al mes. Por no mencionar el caso de empresas más grandes, donde dicho coste y número se dispara. El tiempo que se pierde hasta efectuar el aparcamiento y el que después se malgasta para llegar hasta el cliente, supone aproximadamente 1/10 de la jornada laboral y, por añadido, se cuenta con el riesgo de encontrar una multa al intentar parar cerca de este cliente.

En conclusión…

En la gestión de flotas, aplicaciones como Parkimeter ofrecen la posibilidad de calcular y diseñar unas buenas prácticas para el tema de los aparcamientos. Aseguran el sitio más cercano al cliente y racionalizan el uso de los tickets a partir del teléfono móvil.