Soft Skills im Projekt: Welche personalen Kompetenzen im Projektmanagement gefragt sind (Teil 2)

Mit der hohen Komplexität der meisten Projekte und einem geringen Standardisierungsgrad müssen Projektmitarbeiter deutlich mehr Flexibilität beweisen.

Sie sollten die Fähigkeit zum vernetzten sowie unternehmerischen Denken mitbringen und noch mehr als zuvor zwischen eigenverantwortlichem Arbeiten und Teamarbeit wechseln können.

Berater und Fachautoren im Projektmanagement betonen wiederholt, dass die Einführung von Projekten gerade für deutsche Unternehmen eine echte Herausforderung darstellt.

Gewöhnt an die Organisation in der Linie, die zwar gute Leistung sowie weiterführende Impulse erwartet, aber auch einen gewissen Grad an Unterordnung erfordert, basiert die Zusammenarbeit in Projekten auf einem anderen Führungsverständnis.

Mitarbeiter wie Führungskräfte müssen hinzulernen und sich notfalls eine gewisse Eingewöhnung zugestehen, bis sich Prozesse einspielen und Teams organisatorisch zu einer hohen Performance gefunden haben.

Die klassische Linienorganisation fördert und erfordert andere Kompetenzen als Prozesse im Projektmanagement.

Betrachten wir zunächst die Unterschiede zwischen Linien- und Projektorganisation:

Anforderung in der Linie

• Leistungsbereitschaft
• Kommunikative Kompetenzen
• Feedback- und Kritikfähigkeit
• Zeit- und Selbstmanagement
• Kundenorientierung

Anforderung im Projekt

• Eigeninitiative
• Vernetztes Denken
• Kooperation und Konfliktfähigkeit
• Flexibilität / Agilität
• Innovationsfähigkeit

Sehen wir uns die nötigten Schlüsselkompetenzen in Projekten genauer an.

Eigeninitiative

Anders als in der Linie reicht reine Leistungsbereitschaft und eine hohe Performance allein nicht aus.

Projekte entfalten erst dann Effizienz und Effektivität, wenn jeder Mitarbeiter bereit ist, sich explizit mit seinem Fach- und Erfahrungswissen einzubringen und zugleich vom Status- oder Wettbewerbsdenken freizumachen.

Eine hohe Motivation, das Projektziel an sich voranzubringen, speist sich aus anderen Quellen, als der eher status- und karrierebezogene Ansatz aus der klassischen Linienorganisation, wo sich Einzelne profilieren und gegenüber Mitbewerbern hervortun wollen.

Gutes Projektmanagement braucht intrinsisch motivierte Mitarbeiter, die bereit sind dazuzulernen sowie ihre Teamkollegen rückhaltlos zu unterstützen.

Indem jeder am Projekt Beteiligte Initiative ergreift und zugleich das Team von seiner Expertise profitieren lässt, erreichen Projekte den Stand einer „learning organisation“, die mit- und voneinander lernt.

Vernetztes Denken

Projekte in Unternehmen sind zunehmend komplex, die Entwicklungsgeschwindigkeit hat rasant zugenommen und Entscheidungen müssen aufgrund einer unsicheren Basis möglicher Auswirkungen gefällt werden.

Nur mit der Fähigkeit zum vernetzten Denken können diese Entwicklungen eingeschätzt und vorausschauend gemanagt werden.

Indem sich jeder Projektmitarbeiter als tragende Säule innerhalb des Projektgefüges weiß und sich zugleich bewusst ist, dass die Summe mehr ist als einzelne Teile, können Teilergebnisse integriert und sinnvoll ineinander greifen.

Im Projekt reicht es nicht mehr, sich der nächsthöheren Führungsebene anzupassen bzw. zuzuarbeiten. Jeder im Projektbeteiligte braucht ein Verständnis von den Auswirkungen seines Handelns, um proaktiv zu agieren und Prozesse nachhaltig mitzusteuern.

Kooperation und Konfliktfähigkeit

Sicherlich werden diese Soft Skills im kompletten beruflichen Umfeld benötigt, doch im Projektmanagement erhält die Notwendigkeit zu Kooperation und Konfliktfähigkeit noch einmal eine Steigerung.

Die grundsätzlichen Voraussetzungen von Projekten – meist hochgradig innovativ, komplex und wenig strukturiert – steigern das Auftreten von unerwarteten Situationen, in denen Mitarbeiter nicht mehr auf bewährte Prozeduren zurückgreifen können.

Ein Spannungsherd für mögliche Konflikte. Lösungen können oftmals nur als Team gefunden werden, weil einzelne allein nicht genug bewirken.

Dennoch liegt die Saat für eine Lösungsorientierung in der Bereitschaft jedes Einzelnen, sich kooperativ und konfliktfähig zu verhalten. Gerade die enge Verzahnung innerhalb der Projektorganisation fordert ein neues Verständnis von Kooperation, geteilten Erfolgen wie auch Misserfolgen und dem unbedingten Willen, Konflikte zum Wohle des Projektes zu klären und einer Lösung zuzuführen.

Flexibilität / Agilität

Nicht nur in agilen Projekten, sondern im Projektmanagement generell bedarf es einer erhöhten Veränderungsbereitschaft.

Denn Projektmitarbeiter können selten in klare, vorstrukturierte Abläufe eingearbeitet werden oder sich gar auf ihrem bisherigen Wissen ausruhen, sondern müssen eine hohe Lernfähigkeit mitbringen.

Sie sehen sich immer wieder mit veränderten Bedingungen konfrontiert, die sie ohne Hadern akzeptieren müssen. Bedenkenträger mit dem Ruf „Das haben wir aber schon immer so getan“ sind hier fehl am Platze.

Wer zu lange zögert, sich neuen Rahmenbedingungen anzupassen oder ein Umschwenken im bisherigen Vorgehen blockiert, wird das Projektziel gefährden.

Dieses hohe Maß an Flexibilität wird uns jedoch in Schule, Studium oder klassischer Arbeitswelt wenig beigebracht, d.h. Teammitglieder sehen sich gefordert, die eigene Komfortzone im laufenden Prozess auszuweiten und von liebgewonnenen Skills bzw. Abläufen Abschied zu nehmen.

Innovationsfähigkeit

Ein Großteil von Projekten soll Neues in die Welt bringen. Eine reine Kombination bereits existenter Formen der Zusammenarbeit oder bisheriger Produkte reicht dabei nicht aus.

Für die Projektteams bedeutet Innovationsfähigkeit, über den Tellerrand zu schauen und visionäres zugleich auf Machbarkeit und Tragfähigkeit hin zu prüfen. Reines Abdriften in Utopien geht an den Erfordernissen der Unternehmen vorbei.

Auch die üblicherweise knappen Ressourcen an Zeit, Budget und Manpower gilt es mit Sinn für visionäres Denken auszugleichen. Neue Optionen schöpfen die vorhandenen Talente voll aus, erschließen aber auch neue Potenziale, um bislang ungeahnte Realität werden zu lassen.

Die meisten Mitarbeiter können sich nur so weit entfalten, wie sie Rahmenbedingungen vorfinden, die Kompetenzen belohnen und deren Ausbau ermöglichen.

Im Training von Soft Skills gehen wir zwar davon aus, dass jeder Mitarbeiter eine gewisse Veranlagung zu sozialer oder personaler Kompetenz mitbringt, aber das lebenslange Lernen einen immer größeren Faktor einnimmt.

Nicht nur die Schnelligkeit im Projektalltag, sondern auch die Zunahme kooperativer Arbeitsformen wie Scrum oder andere agile Projektmanagement-Methoden erschließen neue Ressourcen und Möglichkeiten.

Erst im Zusammenspiel von Mitarbeiter, seiner Interaktion mit anderen und einer ihn umgebenden Projekt- bzw. auch Unternehmenskultur entwickeln sich beste Ergebnisse.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter viel visionäre Kraft in sich birgt, er aber von einem risikoscheuen Projektleiter oder gar einer auf Stabilität und Sicherheit basierenden Unternehmenskultur ausgebremst wird, dann kann sich dieses Talent nicht voll entfalten.

Wenn Sie feststellen, dass Ihr aktuelles Projekt hinter den gewünschten Ergebnissen zurückbleibt, dann prüfen Sie Ihr Thema auf drei Ebenen:

Personale Ebene:

Bringen Ihre Projektmitarbeiter die nötigen personalen (und sozialen) Kompetenzen mit, die für Ihr Projekt benötigt werden?

Kommunikative Ebene:

Fördert die Interaktion und die Führung innerhalb Ihres Projektes die besten Eigenschaften Ihrer Mitarbeiter oder hemmt sie diese? Wie könnten Schritte zur Optimierung aussehen?

Kulturelle Ebene:

Wie prägt die Unternehmenskultur Ihr Projekt? Hat das Team Rückendeckung, um neue Wege innerhalb von Planung, Organisation, Umsetzung oder Ergebnissen zu gehen? Oder wünscht man sich insgeheim ein Festhalten am Status Quo?

Teil 1: Schlüsselkompetenzen für Projektleiter

Teil 2: Welche personalen Kompetenzen im Projektmanagement gefragt sind (dieser Beitrag)

Teil 3: Erfolgreiche Kommunikation im Team

Teil 4: Konfliktmangement

Teil 5: Projektmeetings erfolgreich managen

Teil 6: 7 Tipps für überzeugende Präsentationen 

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