„Usługa segregacji i utylizacji
dokumentacji
biurowej na przykładzie spółki Data Fox ”
biurowej na przykładzie spółki Data Fox ”
Praca w biurze nieodłącznie
związana jest z generowaniem dużej ilości dokumentów w wersji papierowej.
Każdego dnia wystawiany jest dokument księgowy, magazynowy czy też sporządzane
są raporty, sprawozdania, plany i cały szereg innych papierowych form ewidencji różnego rodzaju danych. Po
pewnym czasie dokumenty te tracą swoją ważność, zaczynają przybierać na ilości
i stają się „niewygodne” dla użytkowników przestrzeni biurowej. W wielu
przypadkach firmy nie dysponują odpowiednimi pomieszczeniami w postaci archiwów, a niepotrzebne dokumenty zalegają na biurowych regałach.
Naprzeciw tym problemom wychodzą firmy oferujące
systemy organizacji biura oraz profesjonalną usługę niszczenia dokumentacji,
przyczyniając się tym samym do ochrony środowiska naturalnego. Wymieniona wyżej
profesjonalność polega m.in. na trwałym i pełnym zniszczeniu danych poprzez rozdrabnianie do poziomu włókna
celulozowego w urządzeniu zwanym Hydropulperem. Proces ten uniemożliwia odzysk
informacji, w przeciwieństwie do niszczenia dokumentów przy użyciu zwykłej
biurowej niszczarki tnącej dokumenty na wąskie paski.
Jedną z firm, która oferuje szereg usług
związanych z szeroko pojętą organizacją biura, jest spółka Data Fox. Jest to
młoda i prężnie rozwijająca się firma, utworzona w 2015 roku i w całości finansowana z polskiego prywatnego kapitału. Spółka Data Fox swoje główne bazy posiada na terenie województwa
śląskiego oraz dolnośląskiego, jednak usługi świadczy na terenie całego kraju.
Odbiorcami usług firmy są w przeważającej części instytucje państwowe i
samorządowe, takie jak m.in. sądy, urzędy miasta, komendy policji, szkoły czy ośrodki zdrowia.
Spośród pozostałych odbiorców wymienić należy także banki i przedsiębiorstwa z
sektora MŚP.
Data Fox oferuje usługę niszczenia dokumentów w procesie
rozdrabniania do poziomu włókna celulozowego w Hydropulperze model HF40 na poziomie
bezpieczeństwa P-7 zgodnie z
normą DIN 66399. Oferta firmy obejmuje niszczenie dokumentów w każdej klasie
poufności a w szczególności tych niejawnych. Dodatkowo spółka opracowała i dostarcza innowacyjny
system archiwizacji Archibox umożliwiający uporządkowanie zarówno bieżących jak
i archiwalnych dokumentów. Wymienić należy tu fastykułę, segregatory, pudła
zbiorcze do archiwizacji dokumentów oraz pojemniki kartonowe na dokumentację
niejawną przeznaczoną do zniszczenia. Powyższe systemy pracy produkowane są w
procesie recyklingu, a co za tym idzie wykonane z ekologicznej tektury warstwowej. System Archibox to zatem kompletne, wygodne i ekologiczne rozwiązanie problemu archiwizacji oraz obiegu dokumentów w każdym biurze. Firmy korzystające z systemu Archibox oszczędzają do 50%
kosztów związanych z niszczeniem dokumentów, a także oszczędzają czas i miejsce w swoim biurze.[1] Alternatywą do pojemników kartonowych oferowanych przez Data Fox, przeznaczonych do gromadzenia dokumentów mających ulec zniszczeniu, są pojemniki metalowe, które posiadają dodatkowe zabezpieczenie w postaci klucza i plomby. Przed zniszczeniem ich zawartości muszą zostać otwarte przez pracownika firmy utylizującej dokumenty, w przeciwieństwie do pojemników kartonowych niszczonych w całości wraz z zawartością. Dokumentacja do zniszczenia odbierana jest przez spółkę Data Fox również w tzw. luźnej, niesegregowanej formie w workach zwanych Big Bag’ami, często łącznie z segregatorami, co znacznie oszczędza czas pracowników biura przeznaczony na wypinanie i segregację dokumentów.
Firma Data Fox każde zniszczenie
potwierdza odpowiednią dokumentacją w postaci Certyfikatu Zniszczenia oraz Protokołu Zniszczenia. Akta utylizowane
są pod nadzorem Komisji a na życzenie Klienta proces niszczenia
rejestrowany jest za pomocą kamery.
Z punktu widzenia ekologii, przedsiębiorcy segregujący
odpady w biurze wprowadzają kulturę recyklingu w swoich firmach i uczą pracowników
odpowiedzialności. Niszcząc 100 pudeł kartonowych Archibox, z których odzyskać
można surowce wtórne przeznaczone do ponownego wykorzystania w produkcji
tektury litej, przyczyniamy się do ochrony 17 drzew.
Iwona Widera
