Die Arbeit der Zukunft hat schon begonnen – wie Unternehmer jetzt umdenken müssen
Erfolgreich Unternehmer, Entrepreneure von morgen – müssen heute umdenken, was die Arbeit der Zukunft betrifft.
Es gab eine Zeit, da ging ein Arbeitnehmer um 8 Uhr morgens zur Arbeit und um 16.30 Uhr nachhause. Wer glaubt, dass dieses Konzept immer noch die Grundlage unserer Arbeit darstellt, der hat noch nicht bemerkt, dass die Zukunft schon begonnen hat. Eine neue Arbeitsweise stellt sich ein und je früher man auf den Zug aufspringt desto schneller kommt man in der Zukunft an.
Wie sieht diese neue Arbeitsweise aus?
Die Vorstellung von Arbeit und den klassischen Arbeitsweisen verändert sich mit jeder neuen Technologie. Technologien verändern jedoch nicht nur das Arbeitsergebnis, sondern auch den Arbeitsvorgang. Eine Umfrage der Softwarefirma Unify unter ihren Fachkräften aus aller Welt im Juni 2014 ergab, dass für fast die Hälfte der Mitarbeiter die „neue“ Weise zu arbeiten bedeutet da zu arbeiten, wo man möchte und wann man möchte. Für immerhin fast 40% Prozent basiert die neue Arbeitsweise auf flachen Hierarchien und optimierten Prozessen der Zusammenarbeit. „Zusammenarbeit“ heißt aber nicht mehr, dass sich Kollegen über 20 Jahre ihr Büro teilen, sie entsteht kurzfristig, projektbezogen und eine virtuelle Arbeitsgruppe kann so schnell aufgelöst werden wie sie sich zusammengesetzt hat. Nun heißt es Methoden entwickeln, um „Zusammenarbeit“ neu zu definieren. Fünf Tipps wie Manager den Zug zur neuen Arbeitsweise nicht verpassen.
Technologien zur virtuellen Zusammenarbeit
„Collaboration technologies“ oder auch „Groupware“ sind die neuen Zauberworte. Diese Technologien basieren auf Filesharing in einer Cloud. Solche Tools zur Online-Collaboration macht es einem Mitarbeiter möglich von überall auf der Welt und zu jeder Zeit auf Daten zuzugreifen, virtuelle Treffen zu vereinbaren und Ideen zu teilen. Diese Flexibilität steigert nicht nur die Lebensqualität der Mitarbeiter, sie steigert auch die Produktivität, weil genau dann gearbeitet wird, wenn der Zeitpunkt optimal ist. Die britische Zeitung „The Guardian“ berichtete im Juni 2014 über die einen Beschluss der Regierung der Flexibilisierung der Arbeitszeiten für Arbeitnehmer. So soll das Recht auf flexible Arbeitszeiten nicht nur für Personen gelten, die sich um Kinder oder Pflegebedürftige kümmern müssen, sondern auf alle Arbeitnehmer ausgeweitet werden. Davon sollen vor allem Ältere und junge Mitarbeiter profitieren, die nehmen der Arbeit zusätzliche Ausbildungsprogramme wahrnehmen. Dies ist ein Trend, der sich fortsetzen wird und durch Kollaborationstechnologie verwirklichen lässt. Schade nur, wenn es ein Gesetz dazu braucht. Laut dem Sharingtool „Cloudability“ nutzen bereits 86% der Unternehmen eine Technologie, die auf Cloud-Service basiert. So wird vermehrt für die Benutzung der Software bezahlt und nicht mehr gekauft, dahinter steht in der Regel eine Cloudlösung. Auf Plattformen und Netzwerken, wie auch Yammer, verbinden sich so die richtigen Personen zu richtigen Zeit, von der Managementebene, über Mitarbeiter bis zu den Kunden.
Eine Kultur der virtuellen Zusammenarbeit
Es ist wichtig virtuelle Arbeitstechniken zum Standard zu erheben. Mitarbeiter gewöhnen sich so an die neue Arbeitsweise und entdecken Möglichkeiten bisherige Kommunikationslücken zu füllen.
Die Vermittlung von Informationen auf gesamter Ebene wird so gewährleistet. Der Erfolg wird sich automatisch einstellen, wenn Zusammenarbeit in allen Bereichen für alle Personen möglich wird.
Die Einführung einer Kultur der virtuellen Zusammenarbeit wird die Kommunikationsweise verändern und Mitarbeiter animieren an Projekten aktiv teilzuhaben.
Projektbezogene Personalaufstellung – egal wo
Die Zahl der Arbeitnehmer, die „überall“ arbeiten wird weiter stark zunehmen. Viele haben bereits die Vorteile erkannt, die sie aufgrund von virtueller Arbeit und Teambildung nutzen können. Durch die neuen Technologien der Zusammenarbeit werden angereihte, graue Tische im Großraumbüro überflüssig und Teams können durch Laptops, Tablets oder Smartphones miteinander arbeiten, als würden sie nebeneinander sitzen. Wählen sie die Person für die Arbeit aus, die am besten für das Projekt geeignet ist, egal wo sie sich gerade befindet. Arbeit wird nicht mehr durch Innehaben einer bestimmten Position verteilt, sondern aufgrund von Talent und Fachkenntnissen. Durch die Dezentralisierung der Arbeit mithilfe des virtuellen Raums werden die Aufgaben von den Mitarbeitern mit der größten Kompetenz erledigt. Nicht weil sie gerade im Büro sind, sondern weil sie die geeignetsten Personen für diesen speziellen Job sind. Hier ist durchaus Umdenken in der hierarchischen Personalaufstellung gefragt. Eine Umstrukturierung im Team-Management wird aber nicht nur mehr Fachwissen in das Projekt bringen, sondern die Mitarbeiter auch zufriedener machen. Sie werden wissen, das sie im Speziellen für die Aufgabe ausgewählt wurden. Und das nicht, weil sie auf einem bestimmten Sessel sitzen, sondern weil Vertrauen in ihre Kompetenz gesetzt wird, das stärkt die Motivation. Auf der anderen Seite wird offensichtlich, welcher Arbeitskollege keine Projektanfragen bekommen hat, somit kann gezielt Effizienz ermittelt und konsequent gehandelt werden. „There is no free lunch.“
Vertrauen (Trust) muss aufgebaut werden – Seitens Unternehmer, wie auch Mitarbeiter.
Vertrauen statt Autorität
Vertrauen ist tatsächlich nicht zu unterschätzen. In einer klassischen Arbeitshierarchie bekommen nur Wenige die Chance ihre Ideen und Verbesserungsvorschläge einzubringen. Durch flexible und dezentrale Arbeitsweisen werden alte Strukturen aufgebrochen. Videokonferenzen, Skype und Filesharing erlaubt es vielen Mitarbeitern mitzudenken. Viele Köche versalzen hier nicht den Brei. Technologische Kooperation über Hierarchien hinweg erlaubt die optimale Nutzung aller Potentiale. Mitarbeiter sind nicht mehr so stark an bestimme Arbeitspositionen gebunden, schon gar nicht an den tatsächlichen „Arbeitsplatz“ vor Ort. Die Standorte und Zuständigkeitsbereiche der Mitarbeiter werden dezentralisiert ohne Struktur zu verlieren. Allerdings setzt das ein Umdenken in der Unternehmensführung voraus. Mitarbeiter werden extern integriert werden müssen. Mehr Vertrauen in selbstständige Arbeit ist notwendig, gleichzeitig müssen Mitarbeiter lernen mit dieser Selbstständigkeit umzugehen und sich selbst zu kontrollieren. Der neue Arbeitsstil gibt mehr Flexibilität, aber auch mehr Verantwortung. Der klassische Chef, der einem plötzlich über die Schulter schaut, fällt weg. Stattdessen wird der Manager mehr organisieren als kontrollieren, um die verstreuten Teammitglieder zu koordinieren. Mit virtuellen Meetings und Videokonferenzen oder den richtigen Projektmanagement Tools werden Arbeitsvorgaben synchronisiert und in Echtzeit diskutiert.
Arbeit ist kein Ort, sondern ein zeitlich beschränkter Zustand. Dieser Grundsatz ist der wichtigste Punkt im Umdenken der Managementphilosophie.
Kein Nischenphänomen
Die neue Arbeitsweise ist längst nicht mehr der IT-Branche oder den Creative Industries vorbehalten. Groupware ist die Zukunft für alle, von der Finanzbranche bis zum Gesundheitswesen.
Selbst staatliche Einrichtungen werden sich der Zukunft mehr und mehr anpassen müssen. Die Umstrukturierung öffentlicher Einrichtungen fällt langsamer aus als in privaten Unternehmen, doch auch Beamte profitieren inzwischen von Terminen, die Bürger online machen können oder die virtuelle Beantragung von Dokumenten. So wird der Arbeitsweg verkürzt und Zeit und Geld gespart – auf beiden Seiten. Das Gleiche gilt auch für kleine und mittelgroße Unternehmen. Ideen können online schneller ausprobiert werden, Konzepte besser angepasst und Ziele genauer formuliert werden. Wer kooperiert, profitiert. Und mit der richtigen Technologie nicht erst Morgen.
Was sind Eure Erfahrungen? Mich würde es interessieren wie Ihr die Zukunft seht? Feedback ist willkommen.