È successo, e non ce lo aspettavamo!

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La nostra raccolta fondi è crollata, non funziona più, il conto in banca è prosciugato, forse abbiamo aspettato troppo... adesso cosa facciamo?

Quando siamo in emergenza serve un'idea per uscirne.

Una sola, e che sia buona!

Non abbiamo il tempo né le forze per tentare molte alternative; in realtà ciò che porta ai migliori risultati è individuare una sola strategia promettente, e puntare con tutte le forze su questa unica opzione.

Nel nostro "kit di sopravvivenza", la nostra mappa per il fund raising d'emergenza, questa fase è rappresentata dal quadrante numero 1.

Vediamo i vari passaggi che ci permetteranno di superare la fase di panico e gestire lo stress nostro e del nostro team.

5 minuti di autocritica

Cinque minuti, non di più, ma sono necessari.

Se abbiamo fatto gli struzzi fino ad oggi e abbiamo fatto finta di non vedere e non capire autoingannandoci, questo è il momento della presa di coscienza. La cruda realtà è di fronte a noi, in tutta la sua sgradevolezza... 

La caccia agli eventuali colpevoli non serve, in questa fase, e creerebbe ulteriori tensioni; bisogna invece capire le vere ragioni dell'emergenza, come punto di partenza per il nostro ragionamento. 

La regola di base da tenere in considerazione è questa: non è possibile trovare una soluzione se non sappiamo qual è il problema.

Fatta questa analisi? OK, serriamo i ranghi e procediamo!

10 minuti per decidere la gestione della comunicazione

In qualunque fase di crisi la gestione della comunicazione è di vitale importanza e va affrontata subito.

Prima di tutto verso l'interno, nel senso che la difficoltà non va nascosta ma dobbiamo evitare di creare situazioni di panico. Al contrario tutti devono essere consapevoli del fatto che se ne esce solo mantenendo sangue freddo e dando la massima disponibilità.

Poi verso l'esterno, in quanto dichiarare una emergenza da un lato sollecita ad intervenire in aiuto, dall'altro genera dubbi, illazioni e curiosità morbosa.

Si tratta di un equilibrio difficile: dobbiamo dichiarare la difficoltà e motivarla, rassicurando però al tempo stesso sul fatto che si sa come fare ad uscirne e che c'è un futuro per la nostra organizzazione e i nostri progetti.

A volte i nostri interlocutori esterni ragionano in modo peculiare, dobbiamo farcene una ragione; probabilmente molti la penseranno come la fondazione di erogazione che alla stessa organizzazione disse:

Nel 2014: non possiamo finanziarvi perché il vostro bilancio è troppo positivo

Nel 2015: non possiamo finanziarvi perché il vostro bilancio è troppo negativo

In ogni caso: scegliamo una linea di trasparenza e coerenza e andiamo avanti per la nostra strada senza paura. La nostra Buona Causa ci dà la forza che ci serve!

Adesso al lavoro sulla raccolta fondi!

Non c'è tempo ovviamente per fare analisi approfondite e piani d'azione dettagliati. Alcuni passaggi però ci aiuteranno a riordinare le idee:

1. raccogliamo dati e "fotografiamo" il presente
2. con l'aiuto di un po' di sano brainstorming individuiamo una serie di opzioni
3. selezioniamo le opzioni e definiamo la strategia e la prima idea di fund raising da testare.

Quanto tempo ci vuole per fare tutto questo? Poco, diciamo qualche ora di lavoro. Il vero collo di bottiglia è la raccolta dei dati...

I dati, un'opportunità o un problema?

Per procedere con la nostra riflessione dobbiamo appurare sostanzialmente tre cose:

1. cosa ha funzionato in passato, quanto a raccolta fondi; chi ci ha sostenuto e come (vogliamo rispondere alla domanda: in cosa siamo forti e cosa possiamo riprendere e/o potenziare?)
2. chi sono i nostri donatori "caldi" oggi?
3. quale è il potenziale del nostro Data Base, dal punto di vista quantitativo e qualitativo (vogliamo rispondere alla domanda: chi possiamo attivare / riattivare rapidamente e con quale potenziale economico?).

Questo è un passaggio critico, qui si vede se nel tempo si è costruito un sistema di gestione del fund raising o viceversa si è sempre "vissuto alla giornata".

Purtroppo l'esperienza dimostra che molto spesso questi elementi sono impossibili da raccogliere in tempi ragionevoli e ci si deve rassegnare a ragionare su ciò che si ricorda l'uno o l'altro, e magari ad assemblare frettolosamente liste disordinate che nessuno ha mai trovato il tempo di aggregare e riordinare.

Quando si trascura la gestione perché troppo impegnati a fare altro bisognerebbe riflettere su quello che potrebbe accadere in una situazione di emergenza.

Senza elementi solidi di partenza qualunque ragionamento sarà inevitabilmente debole.

La fotografia della situazione

La matrice SWOT, che tutti conoscono, serve a poco se resta una fotografia statica della situazione. Dobbiamo invece trasformarla in una fonte di linee strategiche e di idee operative. Come? É semplice, basta "ristrutturarla" in questo modo:

La cosa fondamentale è riflettere sugli incroci e sulle azioni che da essi scaturiscono!

Se per esempio un nostro punto di forza è l'ottima reputazione e una opportunità è una fondazione di erogazione aziendale nella nostra zona a cui non ci siamo mai rivolti, incrociando le due cose possiamo ipotizzare di accreditarci presso la fondazione per capire se possono esserci opportunità di partnership a breve.

É chiaro che due sono i vincoli di base con cui fare i conti mano a mano che si sviluppano le prime idee: il tempo e i soldi (nel senso della capacità di investimento in attività di raccolta fondi). 

Il brainstorming: un po' di creatività ci vuole!

Una avvertenza prima di tutto: il brainstorming serve solo se è guidato!

Non c'è tempo quindi per sessioni selvagge e proposte in libertà. Le idee vanno "addomesticate", devono essere contestualizzate rispetto alla situazione specifica. É importante valorizzare il contributo di tutti, ma sempre chiarendo che non c'è tempo (purtroppo) per assecondare voli pindarici.

Se l'organizzazione è grande è il momento di ascoltare cosa pensa la base; se l'organizzazione è piccola dobbiamo chiamare a raccolta tutti e invitarli a essere propositivi.

Chiariamo bene la situazione e l'obiettivo della riunione; chiediamo attenzione e risposte rapide. Dobbiamo far percepire che non si parla più di ordinaria amministrazione, qui è in gioco la sopravvivenza!

Le opzioni: produrle

A livello di strategie due sono le alternative:

• avvicinarsi al problema
• allontanarsi dal problema.

Una non esclude l'altra ma vanno tentate una alla volta.

Avvicinarsi al problema vuole dire pensare che la via d'uscita possa risiedere nella gestione del problema all'origine dell'emergenza. Se è un grande finanziatore che ci ha lasciato possiamo ipotizzare di negoziare una uscita morbida, oppure rilanciare con una richiesta diversa (un progetto diverso?), oppure riavvicinarlo per chiedere un consiglio o qualche contatto utile.

Se si tratta di un problema legato ad un contesto territoriale possiamo ipotizzare di replicare il nostro progetto / servizio / attività su un territorio diverso e quindi trovare lì nuovi finanziamenti?

Allontanarsi dal problema vuole dire invece riconoscere che non c'è nulla da fare e scegliere di battere una via completamente diversa, voltando pagina. É una scelta di maggiore rischio ma a volte è più produttiva e obbliga da subito a sforzarsi di cambiare.

Le opzioni: selezionarle

Ciò che ci preme individuare sono la strategia e l'idea più promettenti, cioè quelle che più probabilmente ci porteranno ad un risultato positivo nel tempo più breve.

Seguiamo una piccola check-list e valutiamo nel modo più obiettivo possibile le varie opzioni che via via abbiamo individuato considerando questi aspetti:

• è coerente con le nostre scadenze (tempi), cioè i risultati è plausibile che arrivino in tempo utile?
• ce la possiamo permettere (budget)?
• è confermata da esperienze passate positive?
• è coerente coi contatti disponibili?
• è un qualcosa che altri stanno già facendo? Ci sono rischi di "concorrenza" diretta? Sappiamo qualcosa dei risultati raggiunti (benchmarking)? 
• abbiamo le competenze necessarie?
• ce la sentiamo / siamo convinti?

Facciamo una somma dei punteggi, una ultima riflessione e...siamo pronti! Si procede!

 ======================================================Articolo 2 di 5 - Questi temi vengono trattati nel seminario S18 di Centrale Etica, disponibile durante i Fund Raising PowWow. Verificate le prossime date!