Nicht die schönste Aufgabe, manchmal aber leider nicht zu vermeiden: das Mahnen von Rechnungen. Aufträge bekommen, Aufträge abrechnen ist die eine Seite – die Bezahlung auch erhalten die andere. Daher ist es für jede/n Unternehmer:in wichtig, die offenen Zahlungen im Blick zu behalten. Das Lexware Mahnwesen unterstüptzt hierbei.

Wer von Euch für die Rechnungserstellung Lexware faktura+auftrag bzw. warenwirtschaft nutzt bzw. den Lexware buchhalter, der findet im Programm unter Extras den Menüpunkt Mahnwesen. Über diesen Weg können offene Rechnungen angemahnt werden.

Lexware Mahnwesen

Auf der ersten Seite des Mahnassistenten könnt Ihr verschiedene Dinge einstellen. Vieles davon ist selbsterklärend denke ich. Ein paar Punkte möchte ich gern besonders aufgreifen:

• Stichtag

Der Wert/das Datum bei Stichtag gibt an, bis zu welchem Tag der Fälligkeit Rechnungen zur Mahnung vorgeschlagen werden sollen. Wenn Ihr also z.B. als Stichtag den 20.03.2015 gewählt habt bedeutet dies, dass alle Rechnungen zur Mahnung vorgeschlagen werden die am 20.03.2015 oder früher fällig waren/sind. Zum Tag der Fälligkeit und dem Erscheinen im Mahnlauf gibt es noch eine Abhängigkeit zu einer anderen Einstellung, dazu komme ich etwas später.

• Gebucht bis / Fristsetzung bis

Diese Angaben dienen der Nutzung entsprechender Variablen für den Mahntext. Diese Variablen bzw. Felder stehen aktuell leider erst in den pro/premium Versionen zur Verfügung. In den standard/plus Produkten sind sie nicht vorhanden.

• Fälligkeit

Mit diesem Punkt kann man die Liste der vorgeschlagenen Mahnungen etwas eingrenzen, da nur Rechnungen vorgeschlagen werden, deren Fälligkeit im ausgewählten Zeitraum liegt.

• Dt. Zinsrechnung

Damit wird angegeben, nach welcher Methode die Zinsrechnung erfolgen soll. Ich empfehle, diesen Haken nicht zu setzen, da bei dt. Zinsrechnung in der Zinsberechnung von 360 Tagen pauschal ausgegangen wird. Ohne diesen Haken werden die tatsächlichen Verzugstage als Grundlage herangezogen. (siehe Wikipedia) Das habe ich im unten stehenden Video etwas falsch erläutert. Das Prinzip bleibt jedoch: dies auszuwählen, davon rate ich ab.

Was hinter den einzelnen Punkten steckt lässt sich auch über die Hilfe-Seite links unten im Assistenten noch einmal in Ruhe nachlesen.

Was bedeutet Mahnfrist?

Wenn Ihr nun bei Stichtag ein Datum gewählt habt, nachdem bestimmte Rechnungen fällig sind, diese im Mahnwesen aber dennoch nicht vorgeschlagen werden, dann liegt dies in der Regel daran, dass im Programm noch eine separate Mahnfrist hinterlegt ist.

Die Einstellung hierfür findet Ihr im Programm unter Bearbeiten – Firma (standard/plus) bzw. Bearbeiten – Firmenangaben (pro/premium) und dort unter Mahnwesen. Bei den standard/plus Produkten hierfür ggf. noch das entsprechende Modul wählen, also buchhalter bzw. faktura+auftrag.

Der im obigen Screenshot rot eingerahmte Bereich enthält die Angaben für die Mahnfrist. Aber was bedeutet denn Mahnfrist eigentlich? Es hat nichts mit den Zahlungsbedingungen zu tun. Bei der Mahnfrist gebt Ihr an, wieviele Tage „Schonfrist“ für Belege nach dem Tag der Fälligkeit gelten, bis diese im Mahnwesen mit angezeigt werden. Wird ein Beleg also am 01. eines Monats erstellt und hat ein Zahlungsziel von 10 Tagen ist die Fälligkeit der 11. des Monats. Bei Wahl Stichtag 12. sollte dieser Beleg also im Mahnwesen zur Mahnung vorgeschlagen werden. Habt Ihr bei Mahnfrist einen Wert von 5 hinterlegt erfolgt der Mahnvorschlag jedoch erst ab 17. des Monats.

Damit wird also eine Art Kulanz eingeräumt, welche z.B. Post- und Banklaufzeiten berücksichtigt. Ob Ihr eine solche Frist geben wollt oder nicht liegt bei Euch. Steht in diesen Mahnfristangaben überall 0 erfolgt der Mahnvorschlag immer ab Fälligkeit. Wenn Ihr die Mahnfristen nutzen möchtet bitte beachten, dass die Werte für Mahnstufe 2 und 3 vom Tag der Fälligkeit der Rechnung ausgehen.

Video-Tutorial Mahnwesen in Lexware

Nachstehend der Ablauf des Lexware Mahnwesens in einem Video dargestellt mit entsprechenden Erläuterungen.

Den im Video erwähnten Artikel bzw. das Video zur Einbindung von Logo bzw. Briefpapier findet Ihr übrigens hier.

Aus meiner Praxis empfehle ich, die offenen Rechnungen schon im Blick zu haben, aber auch nicht vorschnell zu mahnen. Hier sollte auch immer abgewogen werden, ob es zum ersten Mal bei einem Kunden einen Zahlungsrückstand gibt oder ob dies häufiger vorkommt. Und nicht zuletzt: wir sind schliesslich alle Menschen und hier und da geht auch mal etwas unter.

Im Gegenzug sollte man als Kund:in eine Mahnung auch nicht zu persönlich nehmen, es ist oftmals ein „genormter“ Ablauf, ein Prozess der je nach Unternehmensgrösse nicht sonderlich personalisiert ist. Wie man agieren sollte, wenn man mal nicht direkt zahlen kann, hatte ich vor längerer Zeit schon einmal in einem Artikel niedergeschrieben.

Alternativ zum integrierten Lexware Mahnwesen gibt es für die Lexware pro und premium Programme auch ein sehr hilfreiches Tool mit der Bezeichnung MahnexpressLX Pro.